Приложение к Постановлению от 29.07.2004 г № 1293 Регламент

Регламент официального протокола администрации Г. Казани

1.Общие положения
1.1.Настоящий регламент определяет порядок проведения основных мероприятий, связанных с приемом высоких зарубежных и российских гостей в городе Казани, в соответствии с устоявшимися традициями международной и российской протокольной практики, а также нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан.
1.2.Правовой основой протокольной практики в Российской Федерации являются:
Указ Президента Российской Федерации от 27 июля 1992 года N 804 (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 6 мая 1994 года N 904) "Об основных положениях государственной протокольной практики Российской Федерации";
Указ Президента Российской Федерации от 22 февраля 1997 года N 114 "О внесении изменений в Основные положения государственной протокольной практики Российской Федерации (Государственного протокола Российской Федерации)";
Указ Президента Российской Федерации от 25 января 2000 года N 105 "О внесении изменений в некоторые указы Президента Российской Федерации по вопросам федеральной государственной службы";
Указ Президента Российской Федерации от 7 февраля 2000 года N 307 "О внесении изменений в Основные положения государственной протокольной практики Российской Федерации (Государственного протокола Российской Федерации)".
1.3.Работники аппарата администрации г. Казани, департаментов, комитетов и управлений при осуществлении деятельности по развитию международных и межрегиональных связей обязаны руководствоваться настоящим регламентом.
1.4.Все вопросы, связанные с реализацией настоящего регламента, решаются руководителем аппарата администрации г. Казани.
2.Подготовка программы пребывания
До приезда иностранной делегации принимающая сторона разрабатывает две программы ее пребывания в республике:
- общую программу, предназначенную для гостей;
- подробную программу, включающую в себя технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.
Общая программа включает в себя:
- встречу делегации;
- деловую часть программы (переговоры, встречи, беседы);
- приемы (завтраки, обеды и т.д.);
- культурную программу;
- поездки по республике;
- проводы делегации.
В подробной программе должны быть отражены все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации и делегаций субъектов Российской Федерации. Так, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:
- персональный состав встречающих;
- участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;
- преподнесение цветов женщинам, чак-чака, "хлеба-соли" гостям;
- приветственные речи;
- обеспечение транспортом;
- размещение в гостинице;
- список закрепления и т.д.
Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки обязательным указанием ответственных исполнителей.
В случае, если глава делегации прибывает с супругой, принимающая сторона предусматривает специальную программу для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих ее.
При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий (деловой) характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.
3.Классификация визитов иностранных и российских представителей
В соответствии с общепринятой классификацией все визиты подразделяются на официальные, рабочие (деловые), неофициальные, визиты проездом.
В рамках официального визита в Российскую Федерацию официальный визит в город Казань является высшей категорией визитов. Как правило, проводится при первом официальном посещении Казани высоким гостем или в случае, если содержание визита выходит за обычные рамки.
Рабочий (деловой) визит - это прибытие государственных деятелей или делегаций на переговоры, консультации, для участия в международных совещаниях и конференциях, открытии национальных выставок, подписании договоров, соглашений или в других подобных мероприятиях.
Неофициальный визит - это приезд зарубежных негосударственных деятелей в город Казань на отдых, лечение, по частным делам, в качестве гостя посла своей страны, как туриста.
Визит проездом - это визит транзитом через территорию Республики Татарстан.
3.1.Официальный визит
Мероприятия программы пребывания гостя согласовываются и вырабатываются заблаговременно с учетом пожеланий зарубежной стороны.
При официальном визите предусматриваются следующие мероприятия:
3.1.1.Встреча (проводы) в Казани
Церемония встречи начинается в аэропорту (в речном порту, на вокзале).
Встреча главы делегации, иностранного гостя (с супругой) осуществляется руководством администрации города.
Состав официальных лиц, участвующих во встрече, определяется исходя из уровня и состава прибывающей делегации, а также деловых соображении.
Автомашину высокого гостя во всех передвижениях по городу сопровождает эскорт ГАИ.
Старшее официальное лицо от города сопровождает гостя в автомашине. В случае прибытия высокого гостя с супругой ее сопровождает в автомашине супруга старшего официального лица администрации города.
3.1.2.Рассадка по машинам
В международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные. Первым почетным местом является место на заднем сидении справа по ходу движения автомобиля. Машина подается таким образом, чтобы правая дверь была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место. При следовании на какие-либо церемонии в автомашинах, как правило, занимается лишь заднее сиденье. Если в автомобиль садится еще одни пассажир, он занимает либо откидное место, либо место между двумя почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте во время движения и при выходе.
Если условия не позволяют подать автомашину правой стороной к тротуару, пассажир, занимающий наиболее почетное место, садится через левую дверь. По прибытии автомобиль припарковывается таким образом, чтобы выход был с правой стороны. Если в качестве транспорта используется такси, то нарушением протокола считается предложение почетному гостю сесть на переднее место возле водителя. Перед тем, как гости сядут в автомобиль или выйдут из него, необходимо открыть им дверь, а затем закрыть ее за ними. Эта обязанность лежит на членах принимающей делегации и в зависимости от рассадки по автомобилям может лежать на водителе, переводчике или на одном из сопровождающих лиц.
Встреча Главой администрации г. Казани главы зарубежной или российской делегации может осуществляться у входа в здание, где предполагается проведение переговоров, с тем чтобы подчеркнуть особую значимость принимаемого гостя, в любом другом случае встреча осуществляется в зале официальных переговоров.
Перед началом и в процессе встречи (около пяти минут) предполагается протокольная видео- и фотосъемка, после которой журналисты удаляются.
3.1.3.Переговоры, беседы, подписание документов
3.1.3.1.Подготовка помещения
Встречи, особенно с официальными представителями, проводятся в специально подготовленных помещениях.
На столах не должно быть никаких лишних документов и предметов, за исключением блокнотов, карандашей, бутылок с минеральной водой и фужеров (перевернутые - признак их неиспользованности). Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола, или по его краям.
Встречающий иностранную делегацию у подъезда не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник общего отдела, референт заместителя главы администрации и т.д. Он провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры. Принимающая делегация в полном составе находится в этом помещении.
Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д. Желательно угощение гостей организовать в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально лишь перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.
3.1.3.2.Рассадка за столом переговоров
Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, производится в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц.
Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Как правило, главы делегаций располагаются по центру стола друг напротив друга (переводчики находятся слева от главы делегации), а далее - остальные участники делегации по рангам.
Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.
В ходе официального визита переговоры с главой зарубежной делегации ведет Глава администрации г. Казани.
Переговоры в составе делегаций проводятся, как правило, в здании администрации г. Казани. Состав участников переговоров со стороны города Казани определяет Глава администрации города.
Подписание совместных документов проводится, как правило, в одном из залов здания администрации г. Казани. Присутствующие при подписании официальные лица со стороны города Казани определяются программой визита.
В рамках официального визита в соответствии с утвержденной программой могут проводиться переговоры и беседы других официальных лиц города Казани с главой зарубежной делегации и ее членами.
3.1.3.3.Возложение венков
При возложении венков к монументу Славы, к памятнику М.Джалилю или к памятнику павшим героям в Великой Отечественной войне в Парке Победы предусматривается построение почетного караула и оркестра. К памятникам выставляются часовые с карабинами.
Венок доставляется заблаговременно сотрудниками администрации города. Главу иностранной делегации встречают официальные лица администрации города, а также военный комиссар Республики Татарстан. Делегация для возложения венка выстраивается в установленном месте.
Шествие начинает ведущий офицер почетного караула, за ним на расстоянии 2 - 3 шагов следуют два офицера, несущие венок (или выделенные для этого лица из состава иностранной делегации; если их нет, то лица из администрации города), и далее на таком же расстоянии - глава зарубежной делегации.
Главу зарубежной делегации сопровождают: справа - военный комиссар, слева - старшее должностное лицо от администрации города. По команде начальника почетный караул принимает положение "смирно" с равнением в сторону гостя.
Оркестр исполняет траурно-торжественные мелодии. При подходе к мемориалу оркестр прекращает исполнение мелодии. Гость возлагает венок и чтит память минутой молчания. Оркестр исполняет гимн страны гостя. Почетный караул проходит торжественным маршем перед участниками церемонии возложения венка.
3.1.3.4.Обед
Обед от имени Главы администрации г. Казани проводится, как правило, в здании администрации г. Казани или в другом помещении по согласованию с Главой администрации г. Казани.
На обеде предусматривается обмен речами, письменные переводы которых (в случае необходимости) раскладываются на столах.
На обеде в честь главы зарубежной делегации или возглавляемой им делегации присутствует руководство города Казани, принимающее участие в переговорах и беседах или имеющее прямое отношение к приему гостя (делегации). Состав других участников обеда определяется программой визита.
В случае прибытия гостя с супругой основные участники обеда со стороны города Казани приглашаются с супругами.
Меню составляется с учетом национальных особенностей пребывающей делегации и кулинарных предпочтении (ограничений) главы делегации.
Рассадка за столом производится в соответствии с протокольным старшинством. Супруга (супруг) имеет старшинство мужа (жены).
3.1.3.5.Посещение театра
(иных культурно-массовых мероприятий)
В случае посещения театра с гостем в ложе VIP-гостей находится старшее должностное лицо администрации города Казани или его представитель, определяемый программой визита. По окончании представления на сцену выносятся корзины с цветами от имени гостя и старшего должностного лица администрации города.
3.2.Рабочие визиты
3.2.1.Встреча в Казани
В аэропорту (на вокзале, в речном порту) главу делегации встречает старшее должностное лицо администрации города Казани либо другое официальное лицо в зависимости от значимости прибывающей делегации.
Старшее должностное лицо администрации либо другое официальное лицо сопровождает гостя в автомашине.
3.2.2.Проводы
Порядок проводов тот же, что и при встрече.
3.2.3.Переговоры, подписание документов
Состав участников переговоров со стороны города Казани определяется Главой администрации г. Казани и доводится до сведения прибывшей делегации.
Место переговоров определяется программой визита.
В соответствии с согласованной программой визита могут проводиться переговоры официальных и других лиц с главой и членами делегации.
3.2.4.Обед
На обеде присутствуют лица, принимавшие участие в переговорах и имеющие прямое отношение к приему делегации. Список других участников обеда и место его проведения определяются программой визита.
На обеде предусматривается обмен краткими тостами.
Другие мероприятия (посещение театров, спортивных матчей и т.д.) могут включаться в программу визита по желанию гостя.
В случае прибытия гостя с супругой ей оказывается соответствующее внимание. В автомашине с места встречи ее сопровождает супруга старшего должностного лица администрации города.
3.3.Неофициальный визит
К неофициальным визитам относится приезд гостя в город Казань для участия в конференциях и совещаниях по общественной линии, открытии выставок, присутствия на конкурсах, посещения спортивных мероприятий.
Требований к проведению обедов, посещению культурно-массовых мероприятий и т.д. при неофициальных визитах не предусмотрено.
Во встречах (проводах) в аэропорту (на вокзале, в речном порту) официальные лица администрации г. Казани не присутствуют.
Эскорт ГАИ, сопровождающий автомашину гостя, как правило, не предусматривается.
Протокольные мероприятия не проводятся.
3.4.Визит проездом
При проезде через Казань высокого гостя встречают официальные лица администрации города Казани в зависимости от значимости прибывающей делегации.
Требований к проведению обедов, посещению культурно-массовых мероприятий и т.д. при визитах проездом не предусмотрено.
Для гостя может быть устроен неофициальный обед, в котором со стороны города Казани участвуют лица, встречавшие гостя.
В случае остановки на ночь гостю может быть предоставлен номер в гостинице.
Порядок проводов тот же, что и при встрече.
4.Учет национальных особенностей
При приеме иностранной делегации учитываются национальные особенности кухни, медицинские показания и вкусовые пристрастия главы пребывающей делегации. Использование принимающей стороной национальных традиций является уместным (угощение продуктами национальной кухни, например, чак-чаком и т.д.). Обязательно принимается во внимание учет религиозных особенностей пребывающей делегации.
5.Проведение пресс-конференций
Пресс-конференция проводится, как правило, по окончании переговоров в помещении, имеющем соответствующее для этого оборудование: места для членов официальной делегации и сопровождающих лиц, микрофоны и усилители звука, места для корреспондентов и операторов.
Пресс-конференция обычно длится от 20 минут до 1 часа. По ее завершении и при условии достигнутых договоренностей при официальных визитах предусматривается подписание совместных документов (в другом помещении). По окончании подписания документов главе делегации предлагается оставить запись в Книге памятных записей для высоких гостей.
6.Вручение памятных подарков
Вручение памятных подарков происходит при официальном визите.
Оптимальной ситуацией вручения подарка является их обмен в любое время визита. Обмен подарками наиболее благоприятен (целесообразен) по окончании успешных переговоров или после встречи. К подарку прилагается и визитная карточка.
Цветы дарят деловым партнерам-женщинам в знак приветствия, по поводу знаменательного события или благодарности за участие в том или ином мероприятии, совместной поездке и т.д. Мужчинам-гостям в аэропорту (на вокзале) при встрече цветов не дарят. Мужчинам цветы дарят лишь на юбилеи и при вручении государственных наград. Следует помнить, что лучше всего выглядят букеты, составленные из цветов одного типа.
Выбор подарка иностранным гостям во многом зависит от характера взаимоотношений. Так, руководителям делегации можно подарить нечто напоминающее о посещении России, Татарстана, Казани (например, изделия художественных промыслов). Другим членам делегации и переводчикам уместно дарить художественные альбомы, книги и т.д. Не допускается вручения слишком дорогих подарков.
7.Посещение культурных мероприятий
Во время официального визита для гостя планируется посещение культурных мероприятий, одним из которых может являться визит в театр. В фойе гостя встречает директор театра или его заместитель. Особых требований к оформлению театра не предъявляется. В период антракта предусматривается угощение (шампанское, фрукты). По окончании спектакля на сцену выносятся корзины цветов от имени главы пребывающей делегации и Главы администрации города (с вложенными в них визитками в конвертах).
8.Прогулка по городу
Прогулка по городу может предусматриваться в случае наличия достаточного временного промежутка между основными официальными мероприятиями. Продолжительность прогулки варьируется также исходя из интересов, возраста и состояния здоровья главы делегации.
9.Программа визита супруги главы делегации
Отдельная программа для супруги главы делегации, прибывающей в рамках официального визита, готовится по аналогии с программой пребывания супруга.
В случае, если глава делегации является охраняемым лицом, его супруга также является охраняемым лицом.
В программе визита супруги главы делегации основной акцент делается на осмотр достопримечательностей, посещение музеев и выставок, памятников культуры и искусства города Казани.
В рамках программы визита супруги главы делегации возможно посещение школ, домов ребенка, интернатов (исходя из пожеланий пребывающей стороны).
10.Протокольное старшинство
При всех видах визитов соблюдается следующее протокольное старшинство, которое имеет значение не только при встрече и проводах гостя, но и при проведении иных протокольных мероприятий (рассадка за столом и т.д.).
- Глава администрации города Казани;
- первый заместитель Главы администрации города Казани;
- заместитель Председателя Казанского совета народных депутатов;
- заместители Главы администрации города Казани;
- руководитель аппарата администрации г. Казани;
- народные депутаты Казанского Совета народных депутатов;
- руководители департаментов, комитетов, управлений, отделов аппарата администрации г. Казани;
- руководители городских общественных организаций и объединений;
- видные представители деловых кругов, деятели науки и культуры.
Супруга (супруг) имеет старшинство мужа (жены).
При приеме гостей, занимающих должности, не упомянутые выше, используется протокольное старшинство официальных лиц Российской Федерации, а также официальных лиц Республики Татарстан.