Приложение к Распоряжению от 15.05.2010 г № 57Р Инструкция
Инструкция по организации учета, использования и уничтожения машинных носителей данных, предназначенных для обработки и хранения персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция устанавливает основные требования к организации учета и использования машинных носителей данных, предназначенных для обработки и хранения персональных данных, в Совете Сабинского муниципального района (далее - Совет).
1.2.Ответственность за организацию учета и использования машинных носителей данных, предназначенных для обработки и хранения конфиденциальной информации, возлагается на начальника общего отдела Исполнительного комитета муниципального района (далее - Исполком).
1.3.Учет машинных носителей информации осуществляется в соответствии с формой учетной документации, прилагаемой к настоящей Инструкции.
Все машинные носители данных, используемые при работе со средствами вычислительной техники (СВТ) для обработки и хранения персональных данных, должны обязательно регистрироваться и учитываться в общем отделе Исполкома. Допускается автоматизированный учет машинных носителей информации.
1.4.Проверка наличия машинных носителей данных, предназначенных для обработки и хранения персональных данных, проводится в сроки, установленные настоящей Инструкцией.
2.Учет машинных носителей информации
2.1.К машинным носителям информации относятся:
- магнитные ленты в кассетах (МЛ);
- съемные жесткие магнитные диски (СЖМД);
- несъемные жесткие магнитные диски (НЖМД);
- гибкие магнитные диски (ГМД);
- оптические и магнитооптические диски (ОД).
2.2.Персональную ответственность за сохранность полученных машинных носителей данных и предотвращение несанкционированного доступа к записанной на них информации несет сотрудник, получивший эти носители.
2.3.При обработке персональных данных на СВТ должен соблюдаться следующий общий порядок учета, хранения и уничтожения машинных носителей данных.
2.3.1.Учет машинных носителей данных, предназначенных для записи персональных данных, производится в Журнале учета и выдачи машинных носителей данных, содержащих персональные данные.
Каждому носителю информации присваивается учетный номер, который состоит из кода машинного носителя и порядкового номера по Журналу учета и выдачи машинных носителей данных, содержащих персональные данные.
Учетный номер наносится на носитель информации или его корпус. Если невозможно маркировать непосредственно машинный носитель данных, то маркируется упаковка, в которой хранится носитель. В этом случае учетный номер записывается также на носитель машинным способом.
2.3.2.Хранение машинных носителей данных должно осуществляться в условиях, исключающих возможность хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся на них информации.
2.3.3.Машинные носители данных после стирания с них персональных данных с учета не снимают, а хранят наравне с машинными носителями персональных данных.
В последующем эти носители используются для записи персональных данных. Если носители не пригодны для дальнейшего использования, они подлежат уничтожению.
2.3.4.О фактах утраты машинных носителей, содержащих персональные данные, незамедлительно докладывается начальнику общего отдела Исполкома.
2.3.5.Передача машинных носителей, содержащих персональные данные, в другие автоматизированные информационные системы производится только с разрешения начальника общего отдела Исполкома.
2.3.6.Машинные носители данных должны пересылаться в упаковках, конвертах. На пакетах, упаковках, конвертах с носителями делается надпись: "Осторожно, машинные носители информации".
2.4.Машинные носители данных выдаются операторам или другим лицам, участвующим в обработке информации, для работы под расписку в Журнале учета и выдачи машинных носителей данных, содержащих персональные данные. По завершении работы машинные носители данных сдаются ответственному за их хранение.
2.5.Копирование персональных данных с машинных носителей производится с разрешения начальника общего отдела Исполкома по заявке сотрудника.
2.6.Персональные данные на машинных носителях, утратившие практическое значение или пришедшие в негодность, уничтожаются с письменного разрешения начальника общего отдела Исполкома.
2.7.При подготовке документов должны соблюдаться следующие особенности учета, хранения и уничтожения машинных носителей данных.
2.7.1.Машинные носители данных, предназначенные для записи персональных данных, выдаются сотрудникам в необходимом для работы количестве под расписку в Журнале учета и выдачи машинных носителей данных, содержащих персональные данные.
2.7.2.Несъемные жесткие магнитные диски закрепляются за сотрудником, ответственным за СВТ, в котором они установлены.
2.7.3.Съемные машинные накопители информации должны храниться в условиях, исключающих возможность хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся на них информации.
2.7.4.В случае повреждения машинных носителей данных, содержащих персональные данные, сотрудник, в пользовании которого они находятся, обязан сообщить о случившемся начальнику общего отдела Исполкома.
2.7.5.В случае необходимости (командировка, отпуск и т.д.) машинные носители персональных данных сдаются начальнику общего отдела Исполкома на постоянное или временное хранение. При этом указывается срок их хранения, заверенный личной подписью сотрудника. По истечении указанного срока информация может быть уничтожена, а носители могут повторно использоваться.
2.7.6.Передача магнитных носителей, содержащих персональные данные, другим сотрудникам объекта автоматизированной информационной системы во временное пользование производится по реестру. Передача носителей в постоянное пользование осуществляется только с обязательной отметкой в Журнале учета и выдачи машинных носителей данных, содержащих персональные данные.
2.7.7.Копирование персональных данных с машинных носителей с целью передачи другим сотрудникам или в другие объекты автоматизированных информационных систем производится с разрешения начальника общего отдела Исполкома.
Копирование осуществляется только на тех СВТ, на которых разрешена обработка персональных данных.
Передача скопированной информации третьим лицам производится по письменному разрешению субъекта персональных данных.
2.7.8.Хранящиеся на магнитных носителях и потерявшие актуальность персональные данные должны своевременно стираться (уничтожаться). Ответственность за это несет сотрудник, в пользовании которого они находятся.
3.Порядок уничтожения машинных и бумажных носителей, содержащих конфиденциальную информацию
3.1.Уничтожение магнитных, оптических и магнитооптических носителей информации, пришедших в негодность или утративших практическую ценность, производится путем их физического разрушения с оформлением акта и отражением в Журнале учета и выдачи машинных носителей данных, содержащих конфиденциальную информацию. Перед уничтожением носителя информация с него должна быть стерта (уничтожена), если это позволяют физические принципы работы носителя.
3.2.Списание машинных носителей данных производится инвентаризационной комиссией.
3.3.При уничтожении машинные носители данных снимаются с материального учета.
3.4.Бумажные носители данных уничтожаются на специальных бумагорежущих устройствах.
3.5.После физического уничтожения бумажного носителя документ снимается с учета.