Приложение к Распоряжению от 21.03.2006 г № 28 Регламент
Если в документе делается ссылка на приложение, требующее утверждения, то оно оформляется следующим образом: в правом верхнем углу первого листа приложения указывается:
Приобщаемые к постановлению или распоряжению Руководителя Исполнительного комитета района приложения документов вышестоящих органов оформляются следующим образом:
Если ссылка на приложения указана в констатирующей части распорядительного документа Руководителя Исполнительного комитета района, то приложения прикладываются в таком виде, как они оформлены в документах вышестоящих документов без указания подписывающего документ лица.
Если ссылка на приложения имеет место в распорядительной части, то оно оформляется как приложение к документу Руководителя Исполнительного комитета района, и в последнем листе приложения в правом нижнем углу делается ссылка на то, что приложение утверждено документом вышестоящего органа. Приобщаемые к актам Руководителя Исполнительного комитета района документы вышестоящих органов секретарем Исполнительного комитета района не подписываются.
Номер и дата приложений заполняются при регистрации документа.
3.3.13.Исполнитель заносит проект постановления, распоряжения в организационно-общий отдел и получает лист согласования. Проект должен быть согласован составителем с должностными лицами, территориальными управлениями, отделами министерств РТ, учреждениями, предприятиями и организациями, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в документе. Внутреннее согласование документа проводится в следующей последовательности:
- с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов;
- с финансовым управлением (в случае необходимости выделения средств);
- с юридическим отделом Исполнительного комитета района;
- с заместителями Руководителя Исполнительного комитета района, в чьем ведении находятся вопросы, содержащиеся в проекте документа;
- с секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела;
- с организационно-общим отделом.
После согласования проект передается в организационно-общий отдел, где он распечатывается на фирменном бланке и на обратной стороне первого листа распорядительного документа ставится штамп визирования (составитель документа собирает визы курирующего данный вопрос заместителя Руководителя Исполнительного комитета района, начальника юридического отдела, Финансово-бюджетной палаты (в случае необходимости)). Далее организационно-общий отдел передает документ на подпись Руководителю Исполнительного комитета района.
3.3.14.Проекты распорядительных документов, требующие согласования с большим количеством визирующих, согласовываются на совещании у заместителя Руководителя Исполнительного комитета района, в чьем ведении находятся изложенные в проекте вопросы, либо которому поручена подготовка соответствующего документа, или у секретаря Исполнительного комитета района, о чем делается отметка в листе согласования и прикладывается протокол совещания.
3.3.15.Формой согласования проекта документа является визирование. Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается.
Виза включает в себя личную подпись и дату согласования. В листе согласования необходимо указывать должность визирующего и расшифровку его подписи (инициалы, фамилия).
Замечания и дополнения к документу излагаются в листе согласования. Необходимо заключение исполнителя проекта по всем замечаниям. При большом количестве замечаний допускается оформление заключения на отдельном листе.
К внесенным замечаниям в обязательном порядке прикладывается заключение исполнителя, в котором указывается учтены или не учтены замечания либо даны по этому поводу пояснения. Заключение необходимо подписывать заместителем Руководителя Исполнительного комитета района, в ведении которого находятся вопросы координации, - исполнителя проекта.
Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного визирования. Внесение изменений и дополнений, имеющих принципиальное значение, предполагает повторное согласование проекта документа.
3.3.16.В общий отдел Исполнительного комитета района после согласования проекта постановления, распоряжения представляются следующие документы:
- проект постановления или распоряжения с приложениями (первоначальный и последующие варианты);
- отпечатанный на бланке установленного образца последний вариант проекта с приложениями, со всеми внесенными изменениями;
- лист согласования с указанием рассылки, при разногласиях с заключением заместителя Руководителя Исполнительного комитета района - исполнителя проекта;
- в отдельных случаях, при необходимости, документы вышестоящих органов, нормативные акты и другие документы, если на них делается ссылка в распорядительном документе;
- постановления или распоряжения, требующие отмены или изменения;
- контрольная карточка Руководителя Исполнительного комитета района, его заместителей.
3.3.17.Документ возвращается исполнителю на доработку, если по проекту распорядительного документа выявились замечания юридического отдела, секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела и заместителей Руководителя Исполнительного комитета района. Документ дорабатывается исполнителем после получения всех замечаний и предложений согласовавших его руководителей, как правило, в срок не более 3-х дней.
3.3.18.Проекты постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета района и прилагаемые к ним документы являются строго служебной информацией.
С содержанием проектов распорядительных документов, иных материалов служебного характера могут быть ознакомлены только те должностные лица, которые имеют отношение к их исполнению.
3.3.19.Подписанные акты передаются в организационно-общий отдел, где им присваивается номер и проставляется дата, они регистрируются, ставятся на контроль, заносятся в электронный каталог, передаются на тиражирование.
Каждый экземпляр копии распорядительного документа заверяется печатью.
3.3.20.Отправка постановлений и распоряжений осуществляется согласно листу рассылки, куда в обязательном порядке включаются отделы Исполнительного комитета района, предприятия, организации и учреждения, на которых возложено исполнение (с указанием адреса). Отправку распоряжений, постановлений исполнителям осуществляет организационно-общий отдел в трехдневный срок, а по срочным вопросам - в течение суток со дня подписания.
3.4.Порядок подготовки предложений
и замечаний по законопроектам
3.4.1.Аппарат Исполнительного комитета района, территориальные отделы участвуют в работе по подготовке предложений и замечаний в проекты законов в случаях, определенных действующим законодательством. Осуществляют подбор и обобщение предложений и замечаний предприятий, учреждений, организаций, а также граждан и обеспечивают их проработку и обоснование.
3.4.2.Руководство процессом подготовки предложений и замечаний в законопроект, предложенный для рассмотрения Исполнительному комитету района, обеспечивается заместителем Руководителя Исполнительного комитета района, секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела и соответствующими подразделениями Исполнительного комитета района.
Координация деятельности по обобщению предложений и замечаний к законопроекту осуществляется тем заместителем Руководителя Исполнительного комитета района, в компетенции которого входит рассматриваемый в проекте вопрос, или секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела. Иной исполнитель может быть определен поручением Руководителя Исполнительного комитета района.
3.4.3.Обобщенные предложения и замечания к законопроекту в виде таблицы передаются исполнителем на экспертизу в юридический отдел Исполнительного комитета района. Результаты правовой экспертизы представляются в виде заключения, подписанного начальником юридического отдела Исполнительного комитета района.
4.Порядок работы с документами
4.1.Порядок приема и обработки входящих документов
4.1.1.Прием, первоначальная обработка и распределение всей поступающей корреспонденции производится организационно-общим отделом. Поступившая служебная корреспонденция в день ее получения подлежит регистрации.
В процессе обработки поступившей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2-х экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу, а второй - передается отправителю документов.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. Конверты, поступающие из судов общей юрисдикции и арбитражных судов, а также от предприятий, учреждений, организаций и граждан, в которых содержатся заявления в суд, исковые заявления в суд, дополнительные документы к ранее предоставленным судебным документам, подлежат передаче в юридический отдел Исполнительного комитета района.
4.1.2.Поступившие документы сортируются организационно-общим отделом Исполнительного комитета района на регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрируемые - постановления, распоряжения, решения вышестоящих органов, письма, протоколы, обращения от организаций, конкретных граждан, информационный материал и иная служебная корреспонденция.
На регистрируемых документах проставляется штамп установленного образца, на котором указывается очередной порядковый номер, а в пределах календарного года - дата поступления.
Нерегистрируемые - газеты, журналы, брошюры, книги, извещения, сводки, статистические отчеты, пригласительные билеты и другая ежедневная корреспонденция.
Срочная корреспонденция - правительственные телеграммы, сообщения о чрезвычайных происшествиях, стихийных бедствиях, обращения, касающиеся проведения массовых мероприятий, и другие сообщения, требующие оперативного решения по назначению, - регистрируется немедленно.
4.1.3.После регистрации документы передаются Руководителю Исполнительного комитета района на рассмотрение.
4.1.4.После рассмотрения документа Руководителем Исполнительного комитета района его резолюция заносится в электронную картотеку, ставится на контроль и направляется исполнителю. Резолюция руководителя должна содержать фамилию конкретного исполнителя, содержание действий по выполнению документа, срок исполнения, подпись и дату.
В случае если резолюцией рассмотрение или исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то документы копируются и направляются всем соисполнителям, а координацию всей работы осуществляет лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное, и он же готовит на основе информации соисполнителей обобщенные ответы заявителю и органу, где письмо находится на контроле. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
4.1.5.Должностное лицо, которому направлен на исполнение документ, обязано принять исчерпывающие меры по его исполнению в соответствии с приложением N 2 в сроки, указанные в резолюции, и информацию о результатах выполнения предоставить в письменной форме в организационно-общий отдел Исполнительного комитета района.
4.2.Порядок учета исходящих документов
4.2.1.Исходящая из Исполнительного комитета района корреспонденция, зарегистрированная организационно-общим отделом, отправляется адресатам в день ее поступления от исполнителя.
4.2.2.При приеме исходящих документов от исполнителей на подпись Руководителю Исполнительного комитета района организационно-общим отделом Исполнительного комитета района обязательно проверяется правильность оформления документа и размещение на втором экземпляре следующих реквизитов: наименование организации, должность, фамилия, телефон исполнителя, виза заместителя Руководителя Исполнительного комитета района, курирующего данное направление, либо секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.2.3.Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел, утвержденной секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела. В случае если исходящий документ направлен в качестве ответа на запрос или иной ранее зарегистрированный в Исполнительном комитете района входящий документ, то отметка об исполнении со ссылкой на исходящий номер отмечается в электронной картотеке "входящих документов".
4.3.Работа с письмами и заявлениями граждан
4.3.1.Организацию работы с письменными и устными обращениями граждан, контроль над своевременным и качественным их рассмотрением (учет, прохождение, рассмотрение и подготовку ответов) в Исполнительном комитете района обеспечивает организационно-общий отдел, руководствуясь при этом федеральным и республиканским законодательством об обращениях граждан.
4.3.2.Поступившие в Исполнительный комитет района письма граждан и ответы о результатах их рассмотрения принимаются и заносятся в электронную картотеку.
На первой странице письма ставится регистрационный штамп с указанием очередного порядкового номера в пределах календарного года и дата поступления.
В пределах календарного года повторные письма заявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо. К нему приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
Письменное обращение гражданина, в котором нет его подписи, не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства или работы, учебы, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
Зарегистрированные письма передаются на рассмотрение Руководителю Исполнительного комитета района в день их поступления.
4.3.3.Не допускается направление писем и заявлений на рассмотрение должностным лицам и органам, действия которых в них обжалуются.
Письменное заявление гражданина с приложением регистрационной карточки направляется исполнителю согласно резолюции для решения поставленных вопросов по существу и подготовки ответа заявителю.
4.3.4.Руководители, получившие обращения граждан:
- определяют порядок изучения вопросов, содержащихся в поступивших заявлениях;
- добиваются от исполнителей, которым поручено рассмотрение письма, всесторонней проверки фактов и ответов на все поставленные автором вопросы;
- контролируют выполнение поручений, конкретных мер по решению затронутых автором проблем;
- организуют подготовку информации Руководителю Исполнительного комитета района, его заместителям, секретарю Исполнительного комитета района - начальнику орготдела или ответа заявителю и вышестоящим органам, где письмо находится на контроле;
- принимают решения о завершении работы по рассмотрению заявления (обращения), докладывают о результатах его рассмотрения.
4.3.5.Заявления граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются, и по ним принимаются решения безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления в организационно-общий отдел Исполнительного комитета района.
Обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в срок до одного месяца, если в резолюции не указан иной срок исполнения.
Обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственного Совета РТ, местных Советов рассматриваются с принятием мер по их исполнению и направлением ответа не позднее 20 дней, а по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью или не требующим дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно. Обращения депутатов всех уровней берутся на контроль. О результатах рассмотрения сообщается лично депутату.
Обращения граждан, поступающие из редакций газет и журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в месячный срок.
В случаях, когда для решения поставленных в обращении вопросов необходимо дополнительное время, сроки подготовки ответа могут быть продлены должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель обязан уведомить автора. В каждом отдельном случае руководитель, ответственный за разрешение заявления, может установить для подчиненных более короткий срок исполнения.
4.3.6.Повторные заявления, просьбы и жалобы, по результатам рассмотрения которых их авторам ранее давались обоснованные разъяснения, могут с разрешения Руководителя Исполнительного комитета района, его заместителей, секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела не рассматриваться. Данные заявления приобщаются к соответствующим делам. О решении повторно не рассматривать поступившее заявление сообщается автору исполнителем, рассматривавшим последнее его заявление.
4.3.7.О результатах рассмотрения письма или устного обращения исполнитель письменно докладывает должностному лицу, давшему поручение. Итоговые документы по результатам рассмотрения писем граждан при наличии нескольких исполнителей перед докладом руководству должны быть завизированы соответствующим должностным лицом в подразделениях-соисполнителях.
Ответ автору письма готовится на фирменном бланке, в котором необходимо сослаться на номер и дату письма, указать, от кого оно получено и по какому вопросу, дать исчерпывающий ответ на поставленные вопросы и сообщить о принятых мерах (если отдельные приведенные в письме факты не подтвердились, то следует указать на это).
Ответы от предприятий и организаций, переданные им для рассмотрения письма, должны быть подписаны их руководителями, а в их отсутствие - лицами, замещающими руководителей.
Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях из подписавших такое заявление.
Данные заявителям обещающие ответы остаются на контроле в соответствующем подразделении, а также в организационно-общем отделе Исполнительного комитета района и снимаются с контроля после дополнительного ответа о выполнении обещания.
4.3.8.Письма граждан считаются рассмотренными, если заявителю даны ответы на все поставленные в них вопросы. Подписанные Руководителем Исполнительного комитета района ответы передаются в организационно-общий отдел, где обращение снимается с контроля либо продлевается.
Копии ответов с визами исполнителя остаются в организационно-общем отделе Исполнительного комитета района для внесения данных в электронный каталог и сохранения в архиве.
Законченные делопроизводством письма граждан в подразделениях Исполнительного комитета района формируются в "Дело" в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
4.3.10.Направление ответов на письма в вышестоящие органы и заявителям осуществляется с разделом 4.2 "Порядок учета исходящих документов".
Организационно-общий отдел обязан вести анализ и обобщение поступающих писем, систематически представлять Руководителю Исполнительного комитета района и секретарю Исполнительного комитета района - начальнику орготдела сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан, разрабатывать предложения и рекомендации по совершенствованию работы по рассмотрению и разрешению заявлений граждан.
4.4.Прием граждан в Исполнительном комитете района
4.4.1.Организация ведения приема граждан в аппарате Исполнительного комитета района возлагается на организационно-общий отдел.
Прием граждан Руководителем Исполнительного комитета района, его заместителями, секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела проводится еженедельно, по вторникам, с 9 до 12 часов.
4.4.3.Каждое письменное или устное заявление гражданина, обратившегося на прием, заносится в электронную картотеку организационно-общим отделом.
4.4.4.До приема у Руководителя Исполнительного комитета района вопросы заявителя изучаются заместителями Руководителя Исполнительного комитета района согласно их компетенции. На прием к Руководителю Исполнительного комитета района записываются граждане, вопросы которых не решены заместителями Руководителя Исполнительного комитета района.
4.4.5.После приема у Руководителя Исполнительного комитета района, его заместителей и секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела резолюция ведущего прием руководителя заносится в электронный каталог и ставится на контроль. Копия регистрационной карточки под роспись отдается исполнителю.
4.4.6.Поручения Руководителя Исполнительного комитета района, его заместителей, секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела считаются исполненными, если все поставленные гражданами вопросы рассмотрены, решены либо по ним даны подробные разъяснения. В регистрационной карточке делается отметка ("в дело", дата, подпись) руководителем, давшим соответствующее поручение.
4.4.7.Письменный ответ и регистрационная карточка с внесенными в нее метками об исполнении из подразделения Руководителя Исполнительного комитета района передаются в организационно-общий отдел для снятия с контроля.
4.4.8.Регистрационные карточки вместе с документами по приему хранятся в организационно-общем отделе. По истечении трех лет, если за это время заявитель вновь не обращался, карточки подлежат уничтожению.
4.4.9.Организационно-общий отдел анализирует причины, характер и содержание устных обращений населения, готовит заключения и предложения по совершенствованию организации личного приема в аппарате и подразделениях Исполнительного комитета района.
4.5.Порядок работы с секретными документами
4.5.1.Документы, содержащие государственную или служебную тайну, а также сведения, разглашение которых может причинить ущерб интересам государства, республики, Исполнительного комитета района, являются секретными. На них в зависимости от степени секретности сведений проставляются грифы "Совершенно секретно", "Секретно". На некоторых документах, имеющих нормативный, справочный и информационный характер, может ставиться отметка "Для служебного пользования".
4.5.2.Секретное делопроизводство в Исполнительном комитете района осуществляется на основании действующего законодательства, регулирующего данную отрасль.
Главный специалист по мобилизационной подготовке осуществляет:
- прием, оформление, адресование и отправку совершенно секретных и секретных документов через фельдсвязь;
- регистрацию совершенно секретных, секретных документов и доклад их руководству Исполнительного комитета района;
- ознакомление исполнителей с секретными документами;
- хранение секретных документов после исполнения;
- контроль над исполнением секретных документов;
- разработку номенклатуры (перечня) должностей работников Исполнительного комитета района, подлежащих оформлению на допуск к сведениям особой важности, совершенно секретным и секретным документам;
- мероприятия, обеспечивающие допуск к секретным документам только тех лиц, которым это необходимо для выполнения своих служебных обязанностей;
- работу по оформлению допуска лиц к секретным работам, документам, своевременному представлению документа для оформления и переоформления допусков и контролирует сроки их действия;
- проведение инструктажа лиц, допущенных к секретным работам и документам;
- выдачу справок о допуске;
- составление номенклатуры дел;
- экспертизу ценности секретных документов, их отбор на хранение и уничтожение;
- проверку наличия у работников Исполнительного комитета района секретных документов;
- инвентарный учет секретных документов;
- иные действия, предусмотренные инструкцией.
4.5.3.При обращении и работе с секретными материалами сотрудники Исполнительного комитета района обязаны:
- строго сохранять служебную, государственную и иную охраняемую законом тайну;
- выполнять установленные правила учета, хранения, подготовки, оформления, рассмотрения секретных документов и обращения с ними;
- надежно хранить находящиеся у них документы, в случае утери немедленно сообщать об этом секретарю Исполнительного комитета района - начальнику орготдела;
- нести ответственность за нарушение требований Закона РФ "О государственной тайне".
4.6.Выполнение машинописных работ
4.6.1.В Исполнительном комитете района печатаются материалы только служебного характера.
4.6.2.Печатание документов осуществляется организационно-общим отделом Исполнительного комитета района.
Черновики, передаваемые в печать, должны быть отредактированы.
4.6.3.Очередность печатания документов определяется начальником организационно-общего отдела по согласованию с исполнителями, передавшими материал в печать.
4.6.4.Для выполнения машинописных работ используются персональные компьютеры.
Документ исполняется в текстовом редакторе Word for Windows. Размер шрифта 13,5 - 14, через полтора межстрочных интервала, при этом левое - 20 мм, правое - 10 мм, нижнее - 10 мм, верхнее - 20 мм. Номера страниц ставятся в верхнем поле в центре страницы.
Печатание постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета района на бланках установленной формы производится лишь после прохождения их проектов в порядке, установленном настоящим Регламентом.
Распорядительный документ должен иметь необходимые реквизиты (заголовок, текст, подпись). Заголовок располагается в левой стороне бланка. Максимальная длина строки - 28 знаков, если он превышает 150 знаков (5 строк), его допускается расширить до 44 знаков. Точку в конце заголовка не ставят.
Текст состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть начинается словами "постановляю".
Подпись печатается через 2 интервала после текста на уровне правой границы без пробела между инициалами и фамилией.
Заголовок, реквизиты "постановляю", "обязываю", подпись печатаются выделенным шрифтом.
4.6.5.Не разрешается знакомить с содержанием материалов, находящихся в печати, лиц, не имеющих к этим материалам отношения.
В необходимых случаях секретари приемных могут быть привлечены к печатанию материалов, другим работам по указанию секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела.
4.7.Выполнение копировально-множительных работ
4.7.1.Организационно-общим отделом Исполнительного комитета района документы на тиражирование принимаются в течение дня.
4.7.2.На размножение принимаются только служебные документы и материалы, которые передаются вместе с заполненным бланком заказа на размножение. Заказы на размножение подписываются начальником организационно-общего отдела. Размножение секретных документов проводится только специалистом по мобилизационной подготовке в районе.
При большой загрузке копировальной техники очередность работы определяется секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела по согласованию с исполнителями, передавшими материал для ксерокопирования.
4.7.3.Документы и материалы передаются на размножение в неподшитом виде, качественно напечатанными, как правило, первые экземпляры. Загрязненные, с помарками материалы (кроме полученных писем граждан и присланных документов) на размножение не принимаются.
За копировально-множительной техникой закрепляются специалисты организационно-общего отдела, которые несут ответственность за соблюдение установленных правил работы, исключающих возможность бесконтрольного использования техники.
5.Организация контроля над исполнением документов
Схема контроля в аппарате Исполнительного комитета района предусматривает систему мер по обеспечению выполнения документов в установленные сроки.
5.1.Контролю в Исполнительном комитете района подлежит исполнение:
- документов вышестоящих органов власти и управления;
- постановлений и распоряжений руководителя Исполнительного комитета района (при необходимости);
- поручений Исполнительного комитета района, его заместителей, секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела;
- служебных писем;
- обращений граждан.
Постановления и распоряжения, доводимые до сведения, на контроль не ставятся.
5.2.Контролю в Исполнительном комитете района подлежат все вышеуказанные документы в касающейся их части.
Сроки исполнения документов определяются Руководителем Исполнительного комитета района, заместителями руководителя Исполнительного комитета района или секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела в соответствии с требованиями действующего законодательства.
5.3.Постановка на контроль документов и поручений Руководителя Исполнительного комитета в аппарате Исполнительного комитета района осуществляются организационно-общим отделом.
5.4.Выполнение постановлений, распоряжений и поручений Руководителя Исполнительного комитета района обеспечивают заместители Руководителя Исполнительного комитета, секретарь Исполнительного комитета района - начальник орготдела, руководители отделов Исполнительного комитета района, которые несут персональную ответственность.
5.5.Организационно-общий отдел обобщает сведения о выполнении постановлений, распоряжений и поручений Руководителя Исполнительного комитета района, поручений его заместителей и секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела. Контроль организуется с использованием персональных компьютеров на основе автоматизированной информационной системы, с помощью которой создается информационная база по документам, поставленным на контроль.
5.7.Постановления и распоряжения Руководителя Исполнительного комитета района поступают в общий отдел для регистрации в электронной картотеке и журнале.
Контроль над исполнением распорядительных документов и их приложений осуществляется попунктно.
5.8.По другим типам документов, подлежащих исполнению в организационно-общем отделе, данные также заносятся в электронную картотеку, где указываются срок и ответственный за исполнение.
5.9.Контрольные задания с контрольными карточками, выведенными с электронной картотеки, передаются исполнителям.
5.10.На контрольных карточках не допускаются записи, пометки, поручения, не соответствующие установленной форме.
5.11.В контрольной карточке, как правило, указывается срок исполнения в соответствии с резолюцией Руководителя Исполнительного комитета района:
- на подготовку постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета района по документам вышестоящих органов, присланных в порядке информации, отводится срок до трех дней;
- на подготовку постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета района по документам вышестоящих органов, в которых необходимо разработать мероприятия, а также в случае необходимости получения заключения по проекту документа от сторонних организаций, срок исполнения установлен в пределах 10 дней;
- на подготовку других документов (писем, ответов на запросы, заявления и т.д.) отводится срок 15 дней, а в случае необходимости подробного изучения вопроса на месте и организации работ по его выполнению срок работы может быть продлен, но суммарно не более чем 30 дней.
В случае если исполнение задания регламентируется нормативно-правовым документом, при определении срока исполнения следует руководствоваться соответствующими нормами.
5.12.Срок исполнения документов исчисляется со дня постановки документа на контроль, а задание доводится до конкретного исполнителя, как правило, в тот же день.
Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность его реализации в указанный в контрольной карточке срок, продление осуществляется лицом, которое установило этот срок. По документам Руководителя Исполнительного комитета района, поставленным на контроль, исполнение может быть продлено на срок до 10 дней Руководителем Исполнительного комитета района или секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела по согласованию с Руководителя Исполнительного комитета района, но не более двух раз.
Срок исполнения отдельных поручений Руководителя Исполнительного комитета района продлевается только по его указанию.
5.13.Если выполнение документа возложено на двух и более исполнителей, то каждый из них передает свои материалы не позднее чем за три дня до истечения контрольного срока для обобщения исполнителю, который в резолюции стоит первым.
5.14.Сроки исполнения постановлений и распоряжений, их отдельных пунктов могут быть продлены должностным лицом, на которого возложен контроль над исполнением по обоснованным предложениям исполнителя. Исполнитель отдельного пункта постановления или распоряжения представляет информацию и просьбу на продление, согласовав ее с ответственным за исполнение всего документа.
Информация в краткой форме должна отражать:
- проведенную работу по заданию;
- обоснование продления срока исполнения;
- предлагаемый срок выполнения задания.
5.15.Ответственные за контроль специалисты Исполнительного комитета района:
- ведут электронный учет контролируемых документов;
- обеспечивают поступление из аппарата Исполнительного комитета района, сторонних организаций информации о выполнении постановлений, распоряжений, других контрольных документов;
- анализируют достоверность и полноту поступившей информации;
- ежедневно докладывают своим руководителям об исполненных и оставшихся на исполнении документах;
- готовят анализ и сводные цифровые данные о состоянии контрольной работы за неделю, месяц, квартал.
5.16.На каждый контролируемый документ (постановление, распоряжение) в организационно-общем отделе формируется накопительная папка, в которую по мере поступления вкладываются:
- оригинал или копия документа;
- план организационно-технических мероприятий по выполнению данного документа;
- справки, информации о ходе выполнения задания;
- итоговая справка;
- отметка о снятии с контроля (после выхода соответствующего документа).
5.17.Основанием для снятия отдельного пункта или всего документа с контроля является:
- указание Руководителя Исполнительного комитета района о снятии с контроля;
- представленная в организационно-общий отдел информация по постановлениям, распоряжениям (документы вышестоящих организаций, протоколы аппаратных совещаний, обращения граждан), информация о выполнении отдельного пункта или всего документа, согласованная с ответственным за контроль исполнения.
5.18.Организационно-общий отдел Исполнительного комитета района регулярно проверяет фактическое исполнение постановлений, распоряжений, поручений Руководителя Исполнительного комитета района, вышестоящих организаций, полноту представленной информации, анализирует состояние исполнительской дисциплины.
5.19.Исполненные постановления и распоряжения, согласованные с заместителями Руководителя Исполнительного комитета района, секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела, оформляются на снятие с контроля один раз в квартал постановлением Руководителя Исполнительного комитета района.
5.20.Еженедельно организационно-общий отдел представляет секретарю Исполнительного комитета района - начальнику орготдела информацию о выполнении постановлений, распоряжений Руководителя Исполнительного комитета района, поручений, обращений граждан и других документов, находящихся на контроле.
6.Формирование дел, хранение их в текущих архивах.
Подготовка документов для сдачи в архивный отдел района
6.1.В аппарате Исполнительного комитета района ежегодно в январе составляется номенклатура дел, ведущихся в каждом отделе и секретариате. На их основе организационно-общим отделом составляется сводная номенклатура дел аппарата Руководителя Исполнительного комитета района. Она учитывает всю документацию, образующуюся в результате деятельности Исполнительного комитета района.
Сводная номенклатура дел состоит из перечня дел всех отделов, содержит заголовки дел, подлежащих хранению в текущем архиве Исполнительного комитета района.
Заголовок дела в краткой форме отражает содержание документов, помещенных в дело. Каждое дело должно иметь индекс, состоящий из индекса отдела и порядкового номера внутри раздела.
Сводная номенклатура дел аппарата Исполнительного комитета района согласовывается один раз в 5 лет с госархивом, ежегодно утверждается Руководителем Исполнительного комитета района. В аппарате Исполнительного комитета района документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
6.2.При оформлении дел:
6.2.1.Документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения.
6.2.2.Проверяются правильность отнесения документа в конкретное дело, а также наличие на документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние экземпляры, копии, черновики документов изымаются и уничтожаются.
6.2.3.Устанавливается последовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии, корреспонденту, не допускается разобщенность документов в деле по одному и тому же вопросу.
6.2.4.На обложке дела указывается: "Аппарат Исполнительного комитета района", название отдела, индекс дела, его заголовок, дата начала и его окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то всем томам дается общий заголовок и каждому присваивается порядковый номер. Объем формируемого дела не должен превышать 250 листов. В отделах Исполнительного комитета района дела хранятся в шкафах. В каждом шкафу должен находиться перечень хранящихся в нем дел, а на корешках обложек указаны условные обозначения (индекс и порядковый номер) дел.
6.3.Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения по завершении календарного года подлежат оформлению их хранения в архиве отделов аппарата Исполнительного комитета района. По истечении 5 лет хранения документы, подлежащие постоянному хранению, сдаются в госархив.
Выдача документов из текущих архивов аппарата Исполнительного комитета района по служебной необходимости производится по разрешению секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела. Документы выдаются под роспись и подлежат возврату в установленные сроки.
6.4.Прием документов в районный архив от организационно-общего отдела, бухгалтерии Исполнительного комитета района производится по актам. Каждое дело проверяется полистно, нумеруется постранично, переподшивается, если это необходимо, делу присваивается номер постоянного хранения. В левом нижнем и правом верхнем углу обложки каждого дела постоянного хранения дел с грифом "ОЦ" (особо ценные) проставляется штамп с номером фонда, описи и порядковым номером. Опись составляется в 4-х экземплярах. Каждый экземпляр описи сшивается в отдельное дело, 2 экземпляра сдаются в архив района, 2 экземпляра постоянно хранятся в текущем архиве Исполнительного комитета района.
6.5.Документы временного хранения (3 года, 5 лет) аппарата Исполнительного комитета района, постановления и распоряжения вышестоящих организаций, подшитые томами и пронумерованные, складываются по годам вместе с книгой регистрации.
По истечении установленных сроков хранения служебные документы комиссионно уничтожаются, о чем составляется акт. Отбор документов для дальнейшего постоянного хранения в архив района производится по истечении 5 лет хранения в архиве.
7.Порядок оформления командировочных удостоверений
7.1.Выезды в командировки заместителей Руководителя Исполнительного комитета района, секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела, начальников отделов, территориальных управлений района согласовываются с Руководителем Исполнительного комитета района, в его отсутствие - с секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела.
7.2.Выезды в командировки сотрудников аппарата Исполнительного комитета района согласовываются с секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела.
7.3.Командировочные удостоверения подписываются секретарем Исполнительного комитета района, в его отсутствие - начальником организационно-общего отдела.
8.Использование печатей и штампов
Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Исполнительном комитете района используются гербовые и другие печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.
Гербовая печать ставится на:
- удостоверениях ответственных работников Исполнительного комитета района;
- штатных расписаниях бюджетных организаций;
- любых видах договоров, трудовых соглашений;
- архивных справках;
- справках о доходах работающих;
- актах приемки-сдачи объектов;
- актах передачи основных средств;
- справках-объективках;
- справках по проведению взаимозачетов;
- доверенностях;
- характеристиках на работающих в Исполнительном комитете района;
- уставах;
- гарантийных письмах;
- в иных случаях, предусмотренных законом.
Печать "Общий отдел" ставится на:
- выписках из протоколов совещаний;
- командировочных удостоверениях;
- копиях писем;
- отправляемых пакетах;
- копиях трудовых книжек;
- справках для работников аппарата (кроме расчетных для пенсий);
- отправляемых телеграммах;
- подлинниках постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета района;
- рассылаемых копиях постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета района;
- платежных поручениях;
- расходных и других финансовых документах на получение денежных средств и в других установленных случаях.
Оттиски печатей проставляются на документах в строго определенных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи.
Изготовление других печатей и штампов ведется по согласованию с секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела.
Размещение и исполнение заказов на изготовление печатей и штампов осуществляется организационно-общим отделом Исполнительного комитета района.
Печати должны храниться в нерабочее время в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах.
Специалист по работе с секретной документацией осуществляет контроль над правильностью хранения и использования печатей и штампов.
В случае утери печатей и штампов секретарь Исполнительного комитета района - начальник орготдела немедленно ставится об этом в известность.
Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются в общий отдел, где уничтожаются с составлением акта.
Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на сотрудников, в пользовании которых находятся печати и штампы.
9.Подготовка и проведение районных совещаний
9.1.Заместители Руководителя Исполнительного комитета района, секретарь Исполнительного комитета района - начальник орготдела заблаговременно (совместно с организационно-общим отделом) определяют должностных лиц и перечень вопросов, выносимых на совещание.
На районные совещания, кроме основных вопросов, выносятся контрольные вопросы по публикациям в СМИ, проблемные вопросы района, контролируемые постановления и распоряжения Руководителя Исполнительного комитета района.
9.2.Оповещение участников совещания, проводимого Руководителем Исполнительного комитета района, осуществляет организационно-общий отдел совместно с отраслевыми территориальными отделами.
Регистрацию участников совещания осуществляет организационно-общий отдел Исполнительного комитета района.
9.3.После определения вопросов, выносимых на предстоящее совещание, организационно-общий отдел оповещает за неделю выступающих о докладах.
За 4 дня до совещания выступающий представляет в организационно-общий отдел проект выступления, предварительно согласованный с курирующим заместителем Руководителя Исполнительного комитета района.
9.4.Ведение протокола или стенограммы совещания осуществляет организационно-общий отдел.
Протоколы совещаний оформляются следующим образом: основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня, каждый раздел протокола строится по форме: слушали - выступили - решили.
9.5.Первые экземпляры протоколов районных совещаний хранятся и контролируются организационно-общим отделом.
Полученная информация по выполнению контрольных вопросов совещаний докладывается на районном совещании 1 раз в месяц секретарем Исполнительного комитета района - начальником орготдела.
10.Подготовка и проведение аппаратных совещаний
10.1 Аппаратные совещания проводятся ежедневно с участием заместителей Руководителя Исполнительного комитета района, руководителей территориальных отделов. Каждую субботу проводится расширенное аппаратное совещание с участием территориальных управлений, руководителей, ответственных за жизнеобеспечение населения района.
На ежедневных аппаратных совещаниях обсуждаются и определяются планы на день, определяются приоритетные направления работы. На субботних расширенных совещаниях подводятся итоги сделанного за неделю и ставятся задачи на следующую.
10.2.Оповещением и выявлением причины отсутствующих на аппаратном совещании занимается орготдел.
10.3.Ответственность за ведение протокола аппаратного совещания и за контроль исполнения несет организационно-общий отдел.
10.4.Контрольные задания по результатам проведенного совещания заносятся организационно-общим отделом в электронную картотеку и в тот же день передаются исполнителю и лицу, ответственному за выполнение данного поручения.
10.5.На каждую контрольную дату Руководителю Исполнительного комитета района предоставляется информация о ходе выполнения поручений.
По всем контрольным поручениям, выданным на аппаратном совещании, делаются напоминания всем должностным лицам до четверга каждой недели и обобщаются к субботе.
10.6.В конце каждой недели ответственные лица отчитываются по данным им поручениям (заместители Руководителя Исполнительного комитета района, начальники отделов, руководители территориальных управлений).
Информация о ходе исполнения поручений передается Руководителю Исполнительного комитета района за день до расширенного субботнего аппаратного совещания в форме распечаток установленного образца.
11.Координационные и консультативные органы, создаваемые
Руководителем Исполнительного комитета района
11.1.Координационные органы, создаваемые Руководителем Исполнительного комитета района для обеспечения согласованных заинтересованных отделов, предприятий, организаций, учреждений и иных органов в решении определенного круга задач, именуются "штабами".
11.2.Консультативные органы, создаваемые Руководителем Исполнительного комитета района для предварительного рассмотрения вопросов и подготовки по ним предложений, носящих рекомендательный характер, именуются "советами и комиссиями".
11.3.Комиссии и советы, создаваемые Руководителем Исполнительного комитета района, могут иметь статус районных. Создание, реорганизация и ликвидация штабов, комиссий и советов, назначение руководителей, утверждение персонального состава и определение компетенции осуществляются постановлениями и распоряжениями Руководителя Исполнительного комитета района.
Сфера деятельности и полномочия штабов, комиссий и советов при Исполнительном комитете района определяются в решениях об их создании и Положениях о них.
11.4.В состав штабов, комиссий и советов, в зависимости от вопросов, входящих в их компетенцию, включаются представители соответствующих отделов и иных исполнительных органов, а также могут включаться представители предпринимательских структур, общественных организаций, ученые, специалисты и общественные деятели.
11.5.Решения штабов, комиссий и советов оформляются в виде протоколов их заседаний, а при необходимости - в виде проектов постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета района, которые выносятся в установленном порядке.
11.6.Для выполнения конкретного задания в определенный срок Руководителем Исполнительного комитета района, его заместителями и секретарем Исполнительного комитета района могут создаваться временные рабочие комиссии с предоставлением им на этот срок соответствующих полномочий.
11.7.Штабы, комиссии и советы при Исполнительном комитете района для оперативной и качественной подготовки материалов и проектов решений могут создавать рабочие группы, состоящие из специалистов, по вопросам, входящим в компетенцию штаба, комиссии или совета.
11.8.Организационно-техническое обеспечение деятельности штабов, комиссий и советов при Исполнительном комитете района возлагается на соответствующие территориальные управления или иные организации.
12.О юбилеях и памятных датах
12.1.В целях упорядочения проведения в Республике Татарстан мероприятий, посвященных юбилейным и памятным датам, Постановлением Кабинета Министров от 15.01.2002 N 3 "О порядке организации мероприятий, посвященных юбилейным и памятным датам предприятий, учреждений, организаций, а также выдающихся деятелей Республики Татарстан" определено считать юбилейными датами:
- 25-летие, 50-летие и далее;
- через 50 лет со дня основания учреждений и организаций;
- 50-летие и последующие десятилетия со дня рождения выдающихся деятелей.
В отдельных случаях при наличии особо выдающихся достижений или событий важного значения в истории республики по согласованию с Кабинетом Министров Республики Татарстан юбилейные даты могут отмечаться каждые последующие 5 лет после 70-летия.
12.2.При подготовке мероприятий по случаю памятных дат в истории предприятий, организаций руководители трудовых коллективов не позднее чем за месяц сообщают в Исполнительный комитет района о готовящихся торжествах, представляют в организационно-общий отдел справку об истории предприятия, информацию об экономическом и социальном развитии.
12.3.Не позднее чем за неделю до проведения торжества руководитель предприятия, учреждения, организации согласовывает порядок его проведения с Руководителем Исполнительного комитета района и заместителем Руководителя Исполнительного комитета района - куратором отрасли.
12.4.Юбилейными в жизни датами принято считать возраст в 55 лет - для женщин, 60 лет - для мужчин.
12.5.Подготовку поздравительных документов (телеграмм, памятных адресов, открытых писем и пожеланий) обеспечивает организационно-общий отдел.
13.Порядок использования зала заседаний
С целью упорядочения использования зала заседаний и конференц-зала для проведения совещаний и других мероприятий в Исполнительном комитете района устанавливается следующий порядок:
13.1.Заместители Руководителя Исполнительного комитета района, начальники отделов, начальники территориальных управлений еженедельно передают в организационный отдел дату, время начала и окончания плановых совещаний, конференций и др. мероприятий, проводимых в зале заседаний Исполнительного комитета района, а также фамилии председателя и ответственного за проведение совещания, конференции и других мероприятий.
13.2.В случае проведения внеочередных мероприятий инициаторы проведения предварительно уточняют в организационно-общем отделе возможность использования в планируемый срок зала заседаний и только после оповещают приглашенных.
13.3.Должностное лицо, проводящее совещание, заблаговременно назначает работника, ответственного за проведение в зале мероприятия, который под роспись в специальном журнале получает на вахте у дежурного работника милиции ключи от зала и несет на этот период ответственность за сохранность его оборудования. После завершения совещания он отключает микрофоны, закрывает окна и двери, ставит на прежнее место стулья, столы и т.д., выключает освещение, информирует организационно-общий отдел об обнаруженных неисправностях и возвращает ключи дежурному на вахте.
14.Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению фирменных бланков
14.1.Гербовые бланки в Исполнительном комитете района подлежат учету. На гербовых бланках нумератором на оборотной стороне проставляются порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- количество экземпляров;
- номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
14.2.Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
14.3.Контроль над изготовлением бланков, над использованием и хранением гербовых бланков возлагается на организационно-общий отдел.
Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распоряжением секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела.
14.4.Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом секретаря Исполнительного комитета района - начальника орготдела. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляет актом и доводит до сведения секретаря Исполнительного комитета района.
14.5.Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии Исполнительного комитета района документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью.
Секретарь
Исполнительного комитета района -
начальник орготдела
В.Н.ВОРОБЬЕВ