Письмо от 13.07.2007 г № 09-82/3563
По отражению в бухгалтерском учете учреждений расходов по оказанию услуг и порядок списания дебиторской и кредиторской задолженностей с баланса бюджетного учреждения
В целях обеспечения единообразия ведения расчетов за услуги связи, коммунальные и другие услуги, оплата которых осуществляется после оказания услуг, устанавливается следующий порядок.
Согласно Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 10.02.2006 N 25н, учет расчетов с поставщиками за оказанные услуги осуществляется на счете 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". На расходы учреждения суммы оказанных услуг относятся согласно предъявленным поставщиками услуг актам выполненных работ (иных первичных документов). Зачастую первичные документы поступают в учреждение в следующем месяце после оказания услуг.
Согласно правилам ведения учета первичные документы следует отражать в учете в периоде, в котором получены подтверждающие документы. Например, если получены документы в июле за оказанные услуги июня, то к учету принимаются июлем. В связи с осуществлением сверки расчетов с поставщиками услуг по состоянию на 1 января документы по оказанию услуг за декабрь, поступившие в январе следующего года, следует провести последним месяцем отчетного года (т.е. декабрем) до сдачи годовой бюджетной отчетности.
В целях недопущения кредиторской задолженности на начало следующего финансового года в декабре следует произвести авансовые платежи за услуги в пределах месячной суммы.
Учитывая вышеизложенное, обращаем внимание, что в соответствии с бюджетным законодательством получатели бюджетных средств могут принимать денежные обязательства в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств и сметы доходов и расходов. При наличии кредиторской задолженности сверх лимитов бюджетных обязательств по соответствующей бюджетной классификации за отчетный год бюджетная отчетность утверждению не подлежит.
Настоящий порядок просим довести до сведения подведомственных организаций.
Списание кредиторской и дебиторской задолженности возможно в случаях истечения срока исковой давности или нереальности долга для взыскания. В соответствии со статьей 196 ГК РФ общий срок исковой давности устанавливается в три года. При этом статья 199 ГК РФ "Применение исковой давности" предусматривает, что требование о защите нарушенного права принимается к рассмотрению судом независимо от истечения срока исковой давности. Исходя из этого, бюджетному учреждению необходимо использовать все основания для взыскания кредиторской задолженности, и только на основании решения суда об отказе в иске в связи с истечением срока исковой давности возможно списание задолженности.
Списание дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности еще не истек, требуется документальное подтверждение нереальности долга для взыскания. К таким долгам относятся долги, возникшие вследствие прекращения обязательств:
невозможностью исполнения (ст. 416 ГК РФ);
на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);
ликвидацией юридического лица (ст. 419 ГК РФ).
Наиболее частое списание долгов, нереальных для взыскания, осуществляется в связи с ликвидацией должника. Доказательством для списания дебиторской задолженности по данному основанию служат:
- определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации должника;
- выписка из Единого государственного реестра юридических лиц о том, что организация-должник ликвидирована.
Следует отметить, что акт судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания и постановление об окончании исполнительного производства и возвращение исполнительного документа не являются основанием для признания суммы дебиторской задолженности безнадежной и не может быть списана с баланса как нереальная для взыскания (Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26.07.2006 N 03-03-04/4/132). Также не является основанием для списания задолженности отсутствие документов, подтверждающих данную задолженность.
В отношении документального оформления списания задолженностей считаем возможным применять перечень документов, аналогичных пунктам 77, 78 "Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утвержденного Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н. Согласно данному документу задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации. В бюджетном учете учреждения производятся записи:
- при списании дебиторской задолженности
Дебет 040101273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"
Кредит 020600000 "Расчеты по выданным авансам", 020700000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам", 020800000 "Расчеты по недостачам".
Одновременно следует вести учет на забалансовом счете 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов".
- при списании кредиторской задолженности
Дебет 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Кредит 040101173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами".
Наряду с вышеизложенным, имеются случаи недостоверного отражения операций в учете расчетов с дебиторами и кредиторами. Тогда в соответствии с актом сверки расчетов производится исправление ошибок в порядке, установленном пунктом 4 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 10.02.2006 N 25н.
Министр
Р.Р.ГАЙЗАТУЛЛИН