Приложение к Постановлению от 28.04.2011 г № 374 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива» архивным отделом исполнительного комитета алексеевского муниципального района 1. общие положения
1.1.Настоящий Регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при исполнении муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.
2.Стандарт исполнения муниципальной услуги
| Наименование требования стандарта | Содержание требования стандарта | Нормативный акт, устанавливающий муниципальную услугу или требование |
| 1 | 2 | 3 |
| 2.1. Наименование муниципальной услуги | Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива | п. 1 ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации"; |
| 2.2. Наименование органа, исполняющего муниципальную услугу | Архивный отдел Исполнительного комитета Алексеевского муниципального района | Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации" |
| 2.3. Описание результата муниципальной услуги | Рассмотрение и подготовка к согласованию ЭПМК Главного Архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях совместно с организациями - источниками комплектования; оказание методической (консультации)и практической помощи организациям - источникам комплектования: - в организации документов в делопроизводстве и формировании дел; - по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение; - по упорядочению документов по личному составу; - по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении; - по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела; - по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций - источников комплектования; - в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб; проведение семинаров для представителей организаций по вопросам делопроизводства и архивного дела | п. 1 ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации"; п. 4.8 , 4.9 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденные Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 N 19 с изменениями, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 N 68, зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный номер 13893) (далее Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации) |
| 2.4. Перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной услуги | 1. Утвержденный список организаций - источников комплектования муниципального архива 2. Договор для организаций, не входящих в список организаций - источников комплектования муниципального архива | Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации |
| 2.5. Срок исполнения муниципальной услуги | 1. Для организаций источников комплектования регулярно, по обоюдной договоренности. 2. Для организаций, не входящих в список организаций - источников комплектования, - согласно условиям договора. 3. Семинары - согласно утвержденному плану работы архивного отдела | Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации |
| 2.6. Основания для отказа в исполнении муниципальной услуги со ссылкой на действующее законодательство | Отсутствие документов, предусмотренных п. 2.4 настоящего Административного регламента | Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации |
| 2.7. Место расположения организации, исполняющей муниципальную услугу | 422900, Алексеевский район, п.г.т. Алексеевское, ул. Казакова, 9 архивный отдел Исполнительного комитета Алексеевского муниципального района | Положение об архивном отделе |
| 2.8. Режим работы организации, исполняющей муниципальную услугу, порядок доступа и обращений в организацию, исполняющую муниципальную услугу | Ежедневно, кроме субботы и воскресенья, с 8-00 до 17-00, обед с 12-00 до 13-00. Санитарный день - последний четверг месяца | Правила внутреннего трудового распорядка Исполнительного комитета |
| 2.9. Должностные лица, непосредственно обеспечивающие исполнение муниципальной услуги | Начальник архивного отдела Ведущий специалист | Должностные инструкции |
| 2.10. Порядок подачи, регистрации и рассмотрения жалоб на несоблюдение регламента исполнения муниципальной услуги | Несоблюдение настоящего Регламента исполнения муниципальной услуги обжалуется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и административным регламентом представления муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц Исполнительным органами муниципальной власти Республики Татарстан | Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; |
| 2.11. Порядок исправления возможных недостатков исполненной муниципальной услуги | Порядок (включая сроки) исправления недостатков исполненной муниципальной услуги не отличается от порядка первичного исполнения муниципальной услуги | |
| 2.12. Порядок контроля за исполнением муниципальной функции со стороны вышестоящих должностных лиц | Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги осуществляется Исполнительным комитетом Алексеевского муниципального района | Решение Совета Алексеевского муниципального района от 15.12.2005 N 31 |
Информация о порядке исполнения муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно начальником архивного отдела Исполнительного комитета Алексеевского муниципального района при личном обращении;
- с использованием средств почтовой и телефонной связи;
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации;
- посредством размещения на информационных стендах в общедоступных приемных помещениях архивного отдела.
Основными требованиями к информированию пользователей являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость изложения информации;
- полнота информирования;
- наглядность форм предоставляемой информации;
- удобство и доступность получения информации;
- оперативность предоставления информации.
Помещения архивного отдела Исполнительного комитета Алексеевского муниципального района должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 " и "Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03 ".
Для ожидания приема отводится помещение, оборудованное стульями и столами для возможности оформления документов. В местах ожидания приема на столах должна быть писчая бумага и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для оформления документов.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования
к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
3.1.Перечень административных процедур
3.1.1.Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- рассмотрение и подготовка номенклатур дел организаций - источников комплектования к согласованию ЭПМК отдела культуры и архивного дела Алексеевского района;
- оказание методической и практической помощи представителям организаций по вопросам делопроизводства и формированию ведомственного архива;
- проведение семинара.
3.1.2.Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок-схеме, представленной в Приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2.Рассмотрение и подготовка номенклатуры дел организаций - источников комплектования к согласованию ЭПМК
Главного Архивного управления при Кабинете Министров
Республики Татарстан
3.2.1.Архивный отдел в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь представителям организаций в составлении номенклатур дел.
3.2.2.Составленная в организации номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии организации и передается в архивный отдел.
3.2.3.Архивный отдел составляет заключение на номенклатуру дел организации и направляет его вместе с 2-мя экземплярами номенклатуры дел на согласование ЭПМК Главного Архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан. После согласования номенклатура утверждается руководителем организации и используется в работе.
3.3.Оказание методической и практической помощи представителям организаций по вопросам делопроизводства и формированию ведомственного архива
Архивный отдел в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организации - источника в комплектовании. В этих целях архивный отдел оказывает указанным службам методическую и практическую помощь:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел (группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении.
3.4.Проведение семинара
3.4.1.В целях повышения профессиональной квалификации работников архивов и совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций - источников комплектования архивный отдел проводит семинары.
3.4.2.В ходе взаимодействия архивного отдела с работниками архивов организаций выявляются наиболее часто встречающиеся вопросы и проблемы, связанные с ведением делопроизводства и формированием ведомственных архивов. Такие вопросы и проблемы анализируются, изучаются и включаются архивным отделом в темы семинаров.
3.4.3.Семинары включаются в план работы архивного отдела на следующий год. При необходимости срочного ознакомления всех работников архивов организаций с изменениями в законодательстве, правилах и методических рекомендациях, используемых в работе ведомственных архивов, семинары могут проводиться вне плана.
4.Формы контроля
за исполнением Административного регламента
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной услуги, осуществляет начальник архивного отдела путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистом положений настоящего Административного регламента.
4.2.Начальник архивного отдела, ответственный за исполнение муниципальной услуги, несет персональную ответственность за соблюдение порядка, сроков, полноту и качество исполнения муниципальной услуги.
4.3.Контроль за исполнением муниципальной услуги архивным отделом осуществляется Исполнительным комитетом Алексеевского муниципального района в лице Управляющего, являющегося куратором архивного отдела.
4.4.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников архивного отдела.
4.5.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, исполняющего
муниципальную функцию, а также должностных лиц
или муниципальных служащих
5.1.Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) (Приложение N 2). В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.2.Жалоба на действие (бездействие) муниципального служащего архивного отдела подается начальнику архивного отдела.
5.3.Жалоба на действие (бездействие) начальника архивного отдела подается Руководителю Исполнительного комитета Алексеевского муниципального района.
5.4.Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим органам исполнительной власти области, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов заведующий архивным отделом вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 (тридцати) дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.
5.5.По результатам рассмотрения жалобы ответственным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы (Приложение N 3). Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.
5.6.Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.7.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.8.Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.9.Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то ответственное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
5.10.Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.11.Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.
5.12.Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ пользователю вышестоящего должностного лица.
5.13.Пользователю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.14.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
5.15.Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения муниципальной услуги, действия или бездействие лиц архивного отдела, в судебном порядке.
5.16.Обжалование решений, принятых в ходе исполнения муниципальной услуги действий или бездействия должностных лиц в судебном порядке производится в суде общей юрисдикции. Гражданин вправе обратиться в суд с заявлением в течение 3-х месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.
Управляющий делами
Исполнительного комитета
Г.А.ЮСУПОВА