Приложение к Постановлению от 02.12.2011 г № 866 Административный регламент

Административный регламент предоставления муниципальной услуги архивным отделом исполкома алексеевского муниципального района республики татарстан по приему документов от организаций на хранение 1. общие положения

1.1.Настоящий Регламент устанавливает стандарт и порядок предоставления муниципальной услуги по принятию документов от организаций на хранение (далее - муниципальная услуга).
1.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ);
Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон N 210-ФЗ);
Законом Республики Татарстан от 13.06.1996 N 644 "Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах" (далее - Закон РТ N 644);
Законом Республики Татарстан от 12.05.2003 N 16-ЗРТ "Об обращениях граждан в Республике Татарстан" (далее - Закон РТ N 16-ЗРТ);
Законом Республики Татарстан от 28.07.2004 N 45-ЗРТ "О местном самоуправлении в Республике Татарстан" (далее - Закон РТ N 45-ЗРТ);
Законом Республики Татарстан от 24.12.2007 N 63-ЗРТ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Татарстан отдельными государственными полномочиями Республики Татарстан в области архивного дела" (далее - Закон РТ N 63-ЗРТ);
Постановлением КМ РТ от 07.08.2006 N 408 "Вопросы Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан" (далее - Постановление КМ РТ N 408);
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (далее - Правила);
Положением об архивном отделе исполнительного комитета муниципального образования, утвержденным Руководителем Исполнительного комитета Алексеевского муниципального района Республики Татарстан от 16.01.2007 (далее - Положение);
Положением об Исполнительном комитете, утвержденном решением Совета Алексеевского муниципального района от 15.12.2005 N 31;
решением Председателя Совета Алексеевского муниципального района N 25/614 от 21.01.2009 "О наделении Исполнительного комитета Алексеевского муниципального района Республики Татарстан отдельными Государственными полномочиями РТ в области архивного дела".
1.3.Исполнители муниципальной услуги: архивный отдел Исполнительного комитета Алексеевского района Республики Татарстан.
1.4.Получатели услуги: юридические лица.
Управляющий делами исполнительного комитета
Г.А.ЮСУПОВА
2.Стандарт муниципальной услуги

Наименование требования стандарта	Содержание требования стандарта	Нормативный акт, устанавливающий муниципальную услугу или требование
2.1. Наименование муниципальной услуги	Прием документов от организаций на хранение	Федеральный закон N 125-ФЗ
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу	Исполнительный комитет муниципального образования	Положение об архивном отделе исполнительного комитета, решение Председателя Совета Алексеевского муниципального района N 10 от 16.01.2007 О наделении Исполнительного комитета отдельными Государственными полномочиями РТ в области архивного дела
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги	Документ установленного образца	Федеральный закон N 125-ФЗ
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги	В течение 10 дней, включая день подачи заявления
2.5. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги	Заявление о предоставлении услуги Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы	Федеральный закон N 125-ФЗ
2.6. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги	15 минут
2.7. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги	15 минут
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги	1. Несоответствие представленных документов перечню документов, указанных в п. 2.5. 2. Исправления в подаваемых документах
2.9. Стоимость предоставления государственной услуги (подготовки и выдачи документа), если документ выдается на возмездной основе	Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы
2.10. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении услуги, информационным стендам с образцами заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой услуги	422900, Алексеевский район, п.г.т. Алексеевское, ул. Казакова, 9, архивный отдел исполнительного комитета Алексеевского муниципального района РТ
2.12. Режим работы органа, предоставляющего услугу, порядок доступа и обращений в орган, предоставляющий муниципальную услугу	Понедельник - четверг с 8.00 до 17.00, пятница с 8.00 до 16.00. Суббота - воскресенье выходной. Обед с 12.00 до 13.00. Проход свободный	Правила внутреннего трудового распорядка
2.13. Информационное обеспечение получателей государственной услуги при обращении за ее получением и в ходе предоставления муниципальной услуги	Информационные стенды в вестибюле здания Исполнительного комитета Алексеевского муниципального района
2.14. Особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах	Не представляются	должностные регламенты, должностные инструкции
2.15. Согласование муниципальной услуги	Согласование не требуется
2.16. Порядок исправления возможных недостатков предоставления муниципальной услуги	Порядок (включая сроки) исправления недостатков предоставленной услуги не отличается от порядка первичного предоставления услуги

--------------------------------
<1> Длительность процедур исчисляется в рабочих днях.
3.Административные процедуры
3.1.Заявитель лично и (или) по телефону обращается в архивный отдел (далее - отдел) для получения консультаций о порядке получения муниципальной услуги.
Начальником Отдела осуществляется консультирование заявителя, в том числе по составу, форме и содержанию документации, необходимой для получения муниципальной услуги.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в день обращения заявителя.
Результат процедуры: консультации, замечания по составу, форме и содержанию представленной документации.
3.2.Заявителем лично подается письменное заявление по принятию документов от организаций на хранение и представляются документы в соответствии с пунктом 2.4 настоящего Регламента в Отдел.
3.3.Начальником Отдела, ведущим прием заявлений, осуществляется:
прием и регистрация заявлений в специальном журнале;
вручение заявителю копии заявлений с отметкой о дате приема документов, присвоенном входящем номере, дате и времени исполнения муниципальной услуги.
Результат процедур: принятое и зарегистрированное заявление.
3.4.Начальником Отдела осуществляется:
- проверка наличия документов, прилагаемых к заявлению;
- подготовка проекта решения;
- согласование проекта решения;
- направление проекта решения руководителю органа на утверждение.
Результат процедур: проект решения.
3.5.Руководителя органа утверждает проект решения и направляет в Отдел.
Результат процедуры: решение по принятию документов от организаций на хранение.
3.6.Начальник Отдела принимает документы на хранение.
Процедуры, устанавливаемые пунктами 3.3 - 3.6 настоящего Регламента, осуществляются в течение десяти дней с момента подачи заявления.
Результат процедур: приняты документы на хранение.
3.7.От источников комплектования архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются архивным отделом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.
3.8.В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе источников комплектования архивного отдела при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архивного отдела возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется: для источников комплектования федеральных архивов - решением ЭПК федеральных архивов; для источников комплектования других архивов - решением ЭПМК Главного архивного управления при КМ РТ.
3.9.Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре между архивным отделом и собственником или владельцем указанных документов.
3.10.Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется архивным отделом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством Исполнительного комитета по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.
3.11.Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.
3.12.При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы и проверка комплектности учетных документов.
3.13.Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в архивный отдел по утвержденным ЭПМК Главного архивного управления при КМ РТ описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭК государственного архива документов по личному составу РТ описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.
3.14.Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
3.15.Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архивный отдел передаются три экземпляра описи дел, документов.
3.16.При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).
3.17.Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.
3.18.Документы от граждан поступают в архивный отдел и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
3.19.Прием указанных документов в архивный отдел осуществляется на основании решения ЭПМК Главного архивного управления при КМ РТ по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
3.20.При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
3.21.Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПМК Главного архивного управления при КМ РТ. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.
3.22.Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
3.23.При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.
3.24.Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.
3.25.Архивный отдел совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.
В случае отказа в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом с указанием причин отказа, а также по телефону и (или) электронной почте.
4.Порядок и формы контроля
за предоставлением муниципальной услуги
4.1.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя выявление и устранение нарушений прав заявителей, проведение сверок соблюдения процедур предоставления муниципальной услуги, подготовку сведений на действия (бездействие) должностных лиц органа местного самоуправления.
Формами контроля за соблюдением исполнения административных процедур являются:
- проведение правовой экспертизы проектов документов по предоставлению муниципальной услуги. Результатом экспертиз является визирование проектов;
- проводимые в установленном порядке проверки ведения делопроизводства;
- проведение в установленном порядке контрольных проверок соблюдения процедур предоставления муниципальной услуги.
Контрольные проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы органа местного самоуправления) и внеплановыми. При проведении проверок могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или конкретному обращению заявителя.
В целях осуществления контроля за совершением действий при предоставлении муниципальной услуги и принятии решений Руководителю исполнительного комитета Алексеевского муниципального района Республики Татарстан представляются справки о результатах предоставления муниципальной услуги.
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется заместителем руководителя исполнительного комитета, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, а также начальником архивного отдела.
4.3.Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается положениями о структурных подразделениях органа местного самоуправления и должностными регламентами.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4.Руководитель органа местного самоуправления несет ответственность за своевременное рассмотрение обращений заявителей.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за своевременное рассмотрение обращений заявителя.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего услугу,
а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Получатели услуги имеют право на обжалование действий или бездействия сотрудников архивного отдела, участвующих в предоставлении услуги, в досудебном порядке в исполнительный комитет Алексеевского муниципального района Республики Татарстан.
5.2.Получатели услуги имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию).
5.3.При обращении получателей услуги в письменной форме в архивный отдел Алексеевского муниципального района срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней (календарных) с момента получения обращения, если иное не установлено законом.
5.4.В случае, если по обращению (жалобе) требуется провести экспертизу, проверку или обследование, срок рассмотрения жалобы может быть продлен, но не более чем на 30 дней (календарных) по решению Руководителя Исполнительного комитета Алексеевского муниципального района. О продлении срока рассмотрения обращения (жалобы) получатель услуги уведомляется письменно с указанием причин продления.
5.5.Обращение (жалоба) получателей услуги в письменной форме либо в форме электронного документа должно содержать следующую информацию:
- наименование юридического лица, которым подается жалоба, его местонахождение;
- фамилию гражданина, который подает жалобу, его место жительства или пребывания;
- наименование должности, фамилию, имя и отчество сотрудника архивного отдела (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
- суть обжалуемого действия (бездействия) и причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием);
- иные сведения, которые получатель услуги считает необходимым сообщить.
5.6.К обращению (жалобе) могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в обращении (жалобе) обстоятельства. В таком случае в обращении (жалобе) приводится перечень прилагаемых к ней документов.
5.7.Обращение (жалоба) подписывается подавшим его (ее) получателем услуги.
5.8.По результатам рассмотрения обращения (жалобы) Руководитель исполнительного комитета принимает одно из следующих решений:
- признает действия (бездействие) должностного лица архивного отдела соответствующим законодательству и настоящему Регламенту и отказывает в удовлетворении обращения (жалобы);
- признает действия (бездействие) должностного лица архивного отдела не соответствующим законодательству и настоящему Регламенту полностью или частично и принимает решение об удовлетворении обращения (жалобы) полностью или частично.
Копия решения направляется заявителю в течение трех дней по почтовому адресу, а в случае, если жалоба представлена в виде электронного документа, - по адресу электронной почты заявителя либо по почтовому адресу, указанному в электронном документе.
5.10.В случае удовлетворения обращения (жалобы) полностью или частично руководитель Исполнительного комитета Алексеевского муниципального района определяет меры, которые должны быть приняты в целях устранения нарушений.
5.11.Обращение получателя услуги не рассматривается или остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов в следующих случаях:
- в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи с сообщением заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
- текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись одному и тому же должностному лицу. При этом руководитель органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;
- ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
- рассмотрения данной жалобы судом или арбитражным судом либо наличия вынесенного судом или арбитражным судом решения по ней. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение;
- отсутствия сведений об обжалуемом действии, бездействии (в чем выразилось, кем принято), о лице, обратившемся с жалобой (фамилия физического лица).
Управляющий делами
Исполнительного комитета
Г.А.ЮСУПОВА