Приложение к Постановлению от 29.06.2012 г № 4370 Административный регламент
Административный регламент предоставления управлением муниципального архива аппарата исполнительного комитета Г. Казани государственной услуги по оказанию юридическим лицам с государственной формой собственности методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве I. общие положения
1.1.Настоящий Регламент устанавливает стандарт и порядок предоставления управлением муниципального архива Аппарата Исполнительного комитета г. Казани государственной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям юридических лиц с государственной формой собственности в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве (далее - государственная услуга) по вопросам:
- отбора документов (экспертиза ценности) в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовки их к передаче в муниципальный архив;
- упорядочения (формирование, оформление и описание) дел постоянного хранения и дел по личному составу;
- ведения учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
- подготовки нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела (положения, инструкции, примерные и индивидуальные номенклатуры дел)
- совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб юридических лиц - источников комплектования;
- повышения профессиональной квалификации работников указанных служб (организация и проведение семинаров).
1.2.Получатели государственной услуги: юридические лица - источники комплектования муниципального архива (далее - заявитель).
1.3.Государственная услуга предоставляется Исполнительным комитетом г. Казани (далее - Исполком).
Исполнитель государственной услуги - управление муниципального архива Аппарата Исполнительного комитета г. Казани (далее - Управление).
1.3.1.Местонахождение Исполкома: г. Казань, ул. Кремлевская, д. 1; местонахождение Управления: г. Казань, ул. Баумана, д. 38/17.
График работы Исполкома: понедельник - пятница, с 9.00 до 18.00, обед с 12.00 до 13.00.
График работы Управления: понедельник - пятница, с 9.00 до 18.00, обед с 12.00 до 13.00.
Время приема получателей государственной услуги в Управлении: понедельник, среда, с 9.00 до 12.00; вторник, пятница, с 13.00 до 17.00.
Проезд общественным транспортом:
а) до остановки "Чернышевского":
- автобусами N 2, 5, 6, 15, 17, 23, 29, 30, 35, 37, 47, 51, 56, 63, 72, 75, 78, 91, 98, 107,
- троллейбусами N 4, 7, 10, 19;
б) до остановки "Площадь Тукая":
- автобусами N 1, 2, 8, 10, 10а, 30, 31, 35, 35а, 37, 47, 48, 54, 63, 71, 74, 74а, 83, 90, 91, 99, 99а, 107,
- троллейбусами N 6, 7, 12, 17, 19, 20, 21,
- трамваем N 2;
в) метро до станции "Кремлевская".
Проход в здания по пропуску и (или) документу, удостоверяющему личность.
1.3.2.Справочные телефоны Управления: (843) 292-89-09, 292-86-16, 292-96-72.
1.3.3.Адрес официального портала муниципального образования г. Казани в сети Интернет: http://www.kzn.ru.
1.3.4.Информация о государственной услуге может быть получена:
1) посредством информационных стендов, содержащих визуальную и текстовую информацию о муниципальной услуге, расположенных в помещениях Исполкома, Управления;
2) посредством сети Интернет:
- на официальном портале муниципального образования г. Казани http://www.kzn.ru;
- на портале государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан http://www.uslugi.tatar.ru;
- на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) http://www.gosuslugi.ru;
3) при устном обращении в Исполком, Управление (лично или по телефону);
4) при письменном (в том числе в форме электронного документа) обращении в Исполком, Управление.
1.3.5.Информация по вопросам предоставления государственной услуги размещается специалистом Управления на официальном портале муниципального образования г. Казани и на информационных стендах для работы с заявителями в помещениях Исполкома, Управления.
1.4.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 131-ФЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 06.10.2003, N 40, статья 3822);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, статья 4169);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон N 210-ФЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2010, N 31, статья 4179);
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (далее - Правила) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20);
- Законом Республики Татарстан от 13.06.1996 N 644 "Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах" (далее - Закон РТ N 644) ("Республика Татарстан", 09.07.1996, N 136);
- Законом Республики Татарстан от 28.07.2004 N 45-ЗРТ "О местном самоуправлении в Республике Татарстан" ("Республика Татарстан", 03.08.2004, N 155-156);
- Законом Республики Татарстан от 27.12.2007 N 63-ЗРТ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Татарстан отдельными государственными полномочиями Республики Татарстан в области архивного дела" (далее - Закон РТ N 63-ЗРТ) ("Республика Татарстан", 25.12.2007, N 255-256);
- Уставом муниципального образования города Казани, утвержденным решением Представительного органа муниципального образования города Казани от 17.12.2005 N 3-5;
- Положением об управлении муниципального архива Аппарата Исполнительного комитета г. Казани, утвержденным Постановлением Руководителя Исполнительного комитета г. Казани от 29.05.2006 N 1067 (далее - Положение об Управлении);
- Служебным регламентом Исполнительного комитета г. Казани, утвержденным распоряжением Исполнительного комитета г. Казани от 27.08.2010 N 1450р (далее - Служебный регламент).
1.5.В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:
- источник комплектования - юридическое лицо, в процессе деятельности которого образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;
- номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
- опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения (единиц учета), закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;
- положение об архиве - документ, регламентирующий деятельность архива организации: задачи, функции, права, ответственность;
- положение об экспертной комиссии - документ, регламентирующий деятельность постоянно действующей экспертной комиссии организации: задачи, функции, права, ответственность;
- упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
- формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- экспертно-проверочная и методическая комиссия - комиссия, действующая при Главном архивном управлении Кабинета Министров Республики Татарстан (далее - Главное архивное управление) для рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, включением их в состав Архивного фонда Республики Татарстан, определением в его составе уникальных документов, а также для решения методических и практических вопросов в области архивного дела (далее - ЭПМК Главного архивного управления);
- запрос о предоставлении государственной услуги - заявление о предоставлении государственной услуги (далее - заявление). Заявление заполняется в произвольной форме, по установленному образцу или на стандартном бланке.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
| Наименование требования к стандарту предоставления государственной услуги | Содержание требований к стандарту | Нормативный акт, устанавливающий государственную услугу или требование |
| 1 | 2 | 3 |
| 2.1. Наименование государственной услуги | Оказание юридическим лицам с государственной формой собственности методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве | Части 3 , 5 статьи 4 Федерального закона N 125-ФЗ; пункты 4.8 , 4.9 Правил; статья 5 Закона РТ N 63-ЗРТ |
| 2.2. Наименование органа местного самоуправления, непосредственно предоставляющего государственную услугу | Исполнительный комитет муниципального образования города Казани. Исполнитель государственной услуги управление муниципального архива Аппарата Исполнительного комитета г. Казани | Часть 5 статьи 4 Федерального закона N 125-ФЗ; Положение об Управлении |
| 2.3. Описание результата предоставления государственной услуги | Подготовка к согласованию ЭПМК Главного архивного управления нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела: положений об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел (далее - Нормативные документы); утверждение (согласование) описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу (далее Описи). Оказанная организации методическая и практическая помощь в работе архива и по организации документов в делопроизводстве по вопросам: - экспертизы ценности архивных документов; - упорядочения архивных документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; - подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в муниципальный архив; - ведения учета архивных документов; - использования архивных документов; - формирования дел в делопроизводстве; - передачи структурными подразделениями организации дел в архив; - проведения семинаров в целях повышения профессиональной квалификации работников архивных и делопроизводственных служб | Часть 3 статьи 4 Федерального закона N 125-ФЗ; пункты 4.8 , 4.9 Правил |
| 2.4. Срок предоставления государственной услуги | Методическая и практическая помощь, осуществляемая: - без выезда к заявителю, - 3 дня ; - с выездом к заявителю, - 2 дня. Даты выезда согласуются с заявителем. Организация и проведение семинаров 16 дней. Дата проведения семинара согласуется с заявителем | Части 3 , 5 статьи 4 Федерального закона N 59-ФЗ; пункты 4.8 , 4.9 Правил |
| 2.5. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, а также услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, подлежащих представлению заявителем | При устном обращении: - документы, удостоверяющие личность; - документы, подтверждающие полномочия представителя юридического лица. При письменном обращении - заявление о предоставлении государственной услуги на бланке юридического лица | - |
| 2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций и которые заявитель вправе представить | Представление документов, которые могут быть отнесены к данной категории, не требуется | - |
| 2.7. Перечень органов исполнительной власти и их структурных подразделений согласование которых в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами, требуется для предоставления государственной услуги и которое осуществляется органом исполнительной власти, предоставляющим государственную услугу | Согласование государственной услуги не требуется | - |
| 2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги | 1. Несоответствие представленных документов перечню документов, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента. 2. Наличие неоговоренных исправлений в подаваемых документах | - |
| 2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления в предоставлении государственной услуги | 1. Нарушение заявителем (его представителем) определенных пунктами 3.4.1 , 3.4.3 настоящего Регламента в соответствии с сроков подачи в Управление проектов Нормативных документов, Описей | - |
| 2.10. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги | Заявитель не является источником комплектования муниципального архива | - |
| 2.11. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы | Государственная услуга предоставляется на безвозмездной основе | Часть 3 статьи 15 Федерального закона N 125-ФЗ; часть 1 статьи 8 Федерального закона N 210-ФЗ |
| 2.12. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы | Предоставление необходимых и обязательных услуг не требуется | Часть 3 статьи 15 Федерального закона N 125-ФЗ; часть 1 статьи 8 Федерального закона N 210-ФЗ |
| 2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления таких услуг | Максимальный срок ожидания приема получателем государственной услуги (заявителем) при подаче запроса и при получении результата не должен превышать 15 минут. Очередность для отдельных категорий получателей государственной услуги не установлена | - |
| 2.14. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги | В день поступления заявления | Часть 2 статьи 8 Федерального закона N 59-ФЗ; статьи 7 , 17 Закона РТ N 16-ЗРТ |
| 2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга | Присутственное место оборудовано: - информационными стендами; - системой кондиционирования воздуха; - противопожарной системой и системой пожаротушения | - |
| 2.16. Показатели доступности и качества государственной услуги | Показатели доступности государственной услуги: 1) расположенность помещений в зоне доступа общественного транспорта; 2) наличие необходимого количества специалистов; 3) возможность подачи заявления в электронном виде. Показатели качества предоставления государственной услуги: 1) соблюдение сроков приема и рассмотрения документов; 2) соблюдение срока получения результата предоставления государственной услуги; 3) наличие прецедентов (обоснованных жалоб) на нарушение Административного регламента, совершенных ответственными специалистами (отношение числа прецедентов, жалоб к общему числу должностных лиц Управления, участвующих в предоставлении услуги) | - |
| 2.17. Особенности предоставления государственной услуги в электронной форме | Имеется возможность подачи заявления о предоставлении государственной услуги в электронном виде через портал государственных и муниципальных услуг с последующим предъявлением оригиналов документов при получении государственной услуги. Заявление о предоставлении государственной услуги может быть направлено в форме электронного документа в интернет-приемную Мэрии города Казани на официальном портале муниципального образования города Казани http://www.kzn.ru, на электронный адрес: arhiv.kazan@tatar.ru | Часть 4 статьи 10 Федерального закона N 59-ФЗ; часть 1 статьи 19 Федерального закона N 210-ФЗ; статья 5 Закона РТ N 16-ЗРТ |
--------------------------------
<1> Длительность процедур исчисляется в рабочих днях.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.
3.1.1.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие процедуры:
1) консультирование заявителя;
2) принятие и регистрация заявления;
3) оказание юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве;
4) выдача заявителю результата государственной услуги.
3.1.2.Блок-схема последовательности действий по предоставлению государственной услуги представлена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
3.2.Оказание консультаций заявителю.
Заявитель вправе обратиться в Управление лично, по телефону и письменно, в том числе в интернет-приемную Мэрии г. Казани, по электронной почте для консультирования о порядке получения государственной услуги.
Специалист Управления осуществляет консультирование заявителя, в том числе по составу, форме и содержанию документации, необходимой для получения государственной услуги.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в день обращения заявителя.
Результат процедуры: консультация заявителя.
3.3.Оказание юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве.
3.3.1.Заявитель (его представитель) лично на бумажном носителе, в электронном виде через портал государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан либо почтовым отправлением подает (направляет) заявление.
При направлении заявления в электронной форме специалист Исполкома, отвечающий за работу с обращениями граждан, поступающими в интернет-приемную, регистрирует поступившее заявление и направляет его в электронном виде в Управление.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного дня с момента поступления запроса.
Результат процедуры: зарегистрированное заявление, направленное в Управление.
3.3.2.Специалист Управления, ведущий прием заявлений, осуществляет:
- прием заявления и документов;
- регистрацию заявления в электронном журнале регистрации заявлений;
- проверку заявления и документов на наличие оснований для отказа в приеме документов, указанных в пункте 2.8 настоящего Регламента.
При отсутствии оснований для отказа в приеме документов, указанных в пункте 2.8 настоящего Регламента, специалист Управления:
- при представлении заявления заявителем лично извещает заявителя о присвоенном входящем номере;
- при направлении заявления заявителем в электронной форме уведомляет заявителя в электронной форме о дате приема заявления, присвоенном входящем номере.
В случае наличия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 2.8 настоящего Регламента, специалист Управления уведомляет заявителя о наличии препятствий для регистрации заявления и возвращает ему документы с письменным объяснением содержания выявленных недостатков в представленных документах.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение 15 минут после поступления заявления (обращения заявителя).
Результат процедур: принятое и зарегистрированное заявление или документы, возвращенные заявителю.
3.4.Методическая и практическая помощь, оказываемая без выезда к заявителю.
3.4.1.Специалист Управления при обращении заявителя:
- осуществляет консультирование заявителя, подборку нормативных актов и методических пособий по вопросам организации работы архива и делопроизводственной службы организации; составления проектов нормативных документов; экспертизы ценности, упорядочения архивных документов;
- устанавливает дату представления заявителем проектов Нормативных документов, Описей, сведений о состоянии хранения документов в организации - источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
В случае обращения заявителя в письменной форме специалист Управления направляет подборку нормативных актов и методических пособий, сообщает заявителю письменно или по телефону о дате представления заявителем проектов Нормативных документов, Описей, сведений о состоянии хранения документов в организации - источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня после поступления заявления.
Результат процедур: представленные заявителю нормативные акты и методические пособия по теме запроса заявителя.
3.4.2.Заявитель (его представитель) лично на бумажном носителе, в электронном виде через портал государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан либо по почте подает (направляет) проекты Нормативных документов, Описей в Управление в определенные согласно пункту 3.4.1 настоящего Регламента сроки.
Специалист Управления рассматривает:
- в соответствии с типовыми положениями - положения об архиве и об экспертной комиссии, в соответствии с установленными требованиями - инструкции по делопроизводству;
- номенклатуру дел организации: проверяет правильность оформления, полноту состава и соответствие утвержденным типовым перечням заголовков и сроков хранения включенных в нее дел;
- Описи: проверяет правильность оформления описи и предисловия, годовых разделов и заголовков дел, полноту состава (согласно номенклатуре дел) и соответствие срокам хранения включенных в опись дел;
- сведения о состоянии хранения документов в организации - источнике комплектования муниципального архива на 1 января текущего года.
При выявлении ошибок специалист Управления дает рекомендации по их устранению, согласовывает сроки доработки проектов документов.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: рекомендации по устранению ошибок, определение даты представления проектов Нормативных документов, Описей после их доработки и согласования экспертной комиссией заявителя.
3.4.3.Заявитель (его представитель) лично либо по почте заказным почтовым отправлением подает (направляет) на бумажном носителе согласованные экспертной комиссией организации проекты Нормативных документов, Описей в Управление в определенные согласно пункту 3.4.2 настоящего Регламента сроки <2>.
--------------------------------
<2> Доработка и согласование Экспертной комиссией организации нормативных документов и описей заявителя в срок предоставления государственной услуги не входят.
Специалист Управления:
- проверяет полноту состава и качество оформления представленной документации;
- составляет и представляет начальнику Управления на подпись заключение муниципального архива для направления Нормативных документов, Описей на рассмотрение ЭПМК Главного архивного управления;
- направляет на рассмотрение ЭПМК Главного архивного управления Нормативные документы, Описи с заключениями муниципального архива.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедур: направленные на рассмотрение ЭПМК Главного архивного управления Нормативные документы, Описи с заключениями муниципального архива <3>.
--------------------------------
<3> Рассмотрение Управлением Нормативных документов, Описей осуществляется в соответствии с графиком проведения заседаний ЭПМК Главного архивного управления и в срок предоставления государственной услуги не входит.
3.4.4.Специалист Управления после поступления из Главного архивного управления рассмотренных Нормативных документов и Описей информирует заявителя о принятом решении.
Специалист Управления вручает по прибытии представителя заявителя лично или направляет по почте заявителю Нормативные документы и Описи.
В случае отказа ЭПМК Главного архивного управления в утверждении (согласовании) Нормативных документов и Описей специалист Управления к документации прилагает письмо ЭПМК Главного архивного управления с указанием причины отказа.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента поступления Нормативных документов, Описей с решением ЭПМК Главного архивного управления.
Результат процедур: извещение заявителя о результатах рассмотрения ЭПМК Главного архивного управления Нормативных документов и Описей.
3.5.Методическая и практическая помощь, оказываемая с выездом к заявителю.
3.5.1.Специалист Управления по прибытии к заявителю:
- изучает состав Нормативных документов, регулирующих работу архива и делопроизводственной службы организации, состояние научно-справочного аппарата к архивным документам;
- по результатам изучения осуществляет консультирование заявителя по вопросам организации работы архива и делопроизводственной службы организации; составления проектов Нормативных документов, их Описей, описей дел долговременного срока хранения;
- в случае отсутствия или неправильного оформления документации на конкретном примере показывает порядок оформления, устанавливает дату представления заявителем в муниципальный архив проектов Нормативных документов, Описей.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение трех часов после прибытия специалиста Управления к заявителю.
Результат процедур: методическая и практическая помощь в оформлении Нормативных документов, регулирующих работу архива и делопроизводственной службы организации, и научно-справочного аппарата к архивным документам, установление сроков их представления в муниципальный архив.
3.5.2.Специалист Управления осматривает помещение архива организации. В случае выявления нарушений установленных требований к условиям хранения архивных документов, специалист Управления дает разъяснения по созданию оптимальных условий хранения (требования к помещению и оборудованию архива, температурно-влажностному, охранному, световому, санитарно-гигиеническому режимам, режиму доступа; порядку размещения дел в архиве).
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение 30 минут с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: методическая помощь в создании оптимальных условий хранения архивных документов организации.
3.5.3.Специалист Управления изучает состояние учета архивных документов. В случае выявления нарушений специалист Управления разъясняет порядок:
- приема документов в архив от структурных подразделений организации;
- ведения учета архивных документов в соответствии с установленными требованиями (составление паспорта архива; ведение книги учета поступления и выбытия документов и описей дел, журнала регистрации запросов организаций и граждан);
- подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в муниципальный архив (экспертиза ценности документов, хранящихся в архиве; составление сводных описей дел постоянного, долговременного сроков хранения, документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков их хранения);
- организации розыска дел и оформления его результатов;
- приема-передачи дел при смене ответственного за архив лица или штатного работника архива (составление актов приема-передачи, организация проверки наличия и состояния дел и оформление актов по ее результатам).
В случае отсутствия или неправильного оформления документации специалист Управления показывает порядок оформления: актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением срока их хранения, проверки наличия и состояния дел, приема-передачи дел при смене ответственного за архив лица или штатного работника архива; сведений о состоянии хранения документов в организации - источнике комплектования муниципального архива на 1 декабря текущего года.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: методическая и практическая помощь в оформлении учетных документов.
3.5.4.Специалист Управления оказывает методическую и практическую помощь в организации использования архивных документов:
- представляет перечень федеральных законодательных актов и иных нормативных документов, регулирующих доступ к документам архива;
- информирует заявителя о случаях ограничения доступа к архивным документам, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- разъясняет порядок доступа пользователей к архивным документам, порядок составления, оформления и выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов; порядок выдачи документов исследователям, во временное пользование в структурные подразделения организации; порядок оформления заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации; порядок ведения книг учета выдачи дел в читальный зал и рабочие помещения организации.
В случае отсутствия или неправильного оформления документации по организации использования архивных документов специалист Управления представляет образцы архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, бланки-образцы заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации, оказывает практическую помощь в оформлении книги учета выдачи дел в читальный зал и рабочие помещения организации.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение одного часа с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: представленные заявителю перечень федеральных законодательных актов и нормативных документов, регулирующих доступ к документам архива, образцы архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, заказов на выдачу дел исследователям в читальный зал, во временное пользование в структурные подразделения организации, записей в книге учета выдачи дел в читальный зал и рабочие помещения организации.
3.5.5.Специалист Управления знакомится с организацией документов в делопроизводстве, в случае выявления отклонений от установленных требований разъясняет порядок:
- формирования дел в делопроизводстве;
- проведения ежегодной экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации и оформление ее результатов;
- передачи дел структурными подразделениями в архив организации.
После завершения указанных процедур специалист Управления на конкретном примере показывает порядок:
- формирования дел в соответствии с номенклатурой дел в делопроизводстве, актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков их хранения;
- оформления дела при подготовке и передаче структурными подразделениями дел в архив организации (подшивка или переплет, оформление обложки, нумерация листов, составление заверительной надписи дела).
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в течение трех часов 30 минут с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: методическая и практическая помощь в организации документов в делопроизводстве, образцы актов о выделении к уничтожению документов в связи с истечением сроков их хранения, дел, оформленных для передачи в архив.
3.6.Организация и проведение семинара.
3.6.1.При организации семинара специалист Управления:
- согласовывает с заявителем тему, дату проведения и состав участников семинара;
- определяет темы докладов и состав докладчиков;
- получает от докладчиков подтверждение об участии и согласует с ними темы их докладов.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления заявления.
Результат процедуры: определение темы, даты проведения, докладчиков и участников семинара.
3.6.2.Специалист Управления:
- составляет и согласовывает с заявителем список участников семинара;
- согласовывает с заявителем и осматривает помещение для проведения семинара, наличие необходимого оборудования (посадочные места, столы для президиума, трибуна для выступающих участников и т.п.);
- разрабатывает и согласовывает с заявителем программу семинара.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение трех дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: согласованные с заявителем программа, список участников и место проведения семинара.
3.6.3.Специалист Управления извещает (телефонограммой, факсограммой, по электронной почте) участников о теме, месте и времени проведения семинара.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: извещенные участники семинара.
3.6.4.На основе программы семинара специалист Управления:
- оказывает методическую и практическую помощь докладчикам семинара (подбирает нормативно-правовой и методический материал к темам);
- подбирает раздаточный материал (законодательные, иные нормативные правовые акты, методические пособия, установленные формы документов и т.п.) и организует его копирование для участников семинара.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение 10 дней с момента окончания предыдущей процедуры.
Результат процедуры: готовые доклады и раздаточный материал.
3.6.5.В день проведения семинара специалист Управления:
- регистрирует участников семинара;
- раздает раздаточный материал;
- ведет семинар согласно программе.
Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного дня в день, согласованный с заявителем.
Результат процедуры: проведенный семинар.
IV.Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги
4.1.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение жалоб, проведение проверок соблюдения процедур предоставления государственной услуги, подготовку решений на действия (бездействие) должностных лиц органа местного самоуправления.
Формами контроля за соблюдением исполнения административных процедур являются:
- проведение правовой экспертизы проектов документов по предоставлению государственной услуги. Результатом экспертизы является визирование проектов;
- проведение в установленном порядке проверки ведения делопроизводства;
- проведение в установленном порядке контрольных проверок соблюдения процедур предоставления государственной услуги.
Контрольные проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы органа местного самоуправления) и внеплановыми. При проведении проверок могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки), или вопросы по конкретному обращению заявителя.
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется управлением контроля муниципальной деятельности и реализации антикоррупционной политики Аппарата Исполкома г. Казани.
4.3.Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается положениями о структурных подразделениях органа местного самоуправления и должностными инструкциями. Реквизиты должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги, представлены в приложении N 2 к настоящему Регламенту.
По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4.Начальник Управления несет ответственность за несвоевременное и (или) ненадлежащее выполнение административных процедур, указанных в разделе III настоящего Регламента.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) исполкома, а также его должностных лиц
5.1.Досудебное (внесудебное) обжалование.
5.1.1.Получатели государственной услуги имеют право на обжалование в досудебном (внесудебном) порядке действий (бездействия) Исполкома, должностного лица Исполкома, муниципального служащего Исполкома.
Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
2) нарушение срока предоставления государственной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Татарстан, правовыми актами Исполкома для предоставления государственной услуги;
4) отказ в приеме документов у заявителя, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Татарстан, правовыми актами Исполкома для предоставления государственной услуги;
5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Татарстан, правовыми актами Исполкома;
6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Татарстан, правовыми актами Исполкома г. Казани;
7) отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.1.2.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу или руководителю Аппарата Исполкома.
Жалоба может быть подана при личном приеме заявителя, направлена по почте, через МФЦ, с использованием сети Интернет, официального портала муниципального образования города Казани, единого портала государственных и муниципальных услуг Республики Татарстан.
5.1.3.Срок рассмотрения жалобы - в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. В случае обжалования отказа Исполкома, должностного лица Исполкома, муниципального служащего Исполкома в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.1.4.Жалоба должна содержать следующую информацию:
1) полное наименование Исполкома, должностного лица Исполкома, муниципального служащего Исполкома, решения и действие (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Исполкома, должностного лица Исполкома, муниципального служащего Исполкома;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Исполкома, должностного лица Исполкома, муниципального служащего Исполкома.
5.1.5.К жалобе могут быть приложены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.
5.1.6.Жалоба подписывается подавшим ее получателем государственной услуги.
5.1.7.По результатам рассмотрения жалобы руководитель Аппарата Исполкома (лицо, его замещающее) принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Исполкомом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в данном подпункте, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.1.8.В случае удовлетворения жалобы руководитель Аппарата Исполкома определяет меры, которые должны быть приняты в целях устранения нарушений. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления руководитель Аппарата Исполкома в соответствии с частью 1 статьи 11.2 Федерального закона N 210-ФЗ незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.2.Судебное обжалование.
Решения, действия (бездействие) должностного лица, ответственного за предоставление государственной услуги, могут быть обжалованы в суде в порядке, установленном гражданским и арбитражным процессуальным законодательством Российской Федерации.