Положение от 11.01.2006 г № Б/Н
Положение об архивном отделе Исполнительного комитета Менделеевского муниципального района РТ
1.Общие положения
1.1.Исполнительный комитет Менделеевского муниципального района Республики Татарстан (далее - Исполком) в целях эффективной организации архивного дела в районе реализует полномочия по:
организации и содержанию архивного отдела Исполкома;
обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
1.2.Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Исполком образует в своем составе архивный отдел (далее - Отдел), выполняющий функции муниципального архива.
1.3.Отдел является самостоятельным структурным подразделением Исполкома без статуса юридического лица, пользуется печатью Исполкома в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
1.4.Отдел руководит деятельностью муниципальных архивов - юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, расчетные или иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своим наименованием и наименованием органа местного самоуправления - учредителя, а также иные необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы или бланки.
1.5.Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Татарстан, Федеральными законами "О муниципальной службе", "Об архивном деле в Российской Федерации" от 01.10.2004, Законом РТ "Об Архивном фонде и архивах", Положением об Архивном фонде РТ, Росархива и Главного архивного управления при КМ РТ, Уставом Менделеевского муниципального района, Постановлениями Руководителя Исполнительного комитета Менделеевского муниципального района РТ и другими законодательными и нормативными актами РФ и РТ, настоящим Положением.
1.6.Положение об Отделе утверждается Руководителем Исполкома по согласованию с ГАУ. В Положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.7.Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливается Руководителем Исполкома района.
1.8.Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета Менделеевского муниципального района (далее - Район) и выделяется в нем отдельной строкой.
1.8.1.Дополнительными источниками финансирования могут быть:
целевые средства из бюджета РТ (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в Районе; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела Исполкома, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории Района);
внебюджетные средства, в том числе от приносящей доход деятельности Отдела, предусмотренной учредительными документами;
спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9.Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг Отдела утверждается Исполкомом на основании перечня платных услуг, разработанного ГАУ и утвержденного Исполкомом.
1.10.Исполком обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
При передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям Исполком принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).
2.Задачи и функции
Основными задачами и функциями Отдела являются:
2.1.Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
хранение и учет документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в ГАУ;
проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
подготовка, представление Исполкому и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;
2.1.1.Отдел обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РТ. В том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Района и РТ;
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда РТ, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Совета и Исполкома, которыми она наделена (постоянно или временно, до передачи в государственных архив РТ в соответствии с законодательными или иными нормативно-правовыми актами РТ);
архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда РТ;
документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Района;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
2.1.2.Отдел по согласованию с Исполкомом может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций и граждан на договорных условиях;
2.1.3.Документы негосударственной части Архивного фонда РТ поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени Исполкома при наличии доверенности.
2.2.Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Района, в т.ч.:
составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Исполкомом и согласовываемых с ГАУ; систематическая работа по их уточнению;
отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.3.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Исполкома в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Района;
рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
рассмотрение и представление в ГАУ поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном ГАУ;
изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
информирование органов местного самоуправления, иных организаций Района о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5.Реализация отдельных государственных полномочий Исполкома в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти РТ в установленном порядке, в т.ч. контроль над соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства РФ.
3.Права
Отделу для выполнения возложенных задач и функций предоставляется право:
3.1.Представлять Исполком по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
3.2.Вносить на рассмотрение Исполкома и ГАУ предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использованию документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3.Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4.Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.
3.5.Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Исполкомом и его структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.7.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций в решении вопросов сохранности документов.
3.8.Ставить перед Исполкомом, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.9.Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от Исполкома.
3.10.Взаимодействовать в своей деятельности с Исполкомом, организациями Района, ГАУ, Татарстанским отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Исполкомом, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
4.Организация работы
4.1.Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.
Начальник Отдела назначается и освобождается Руководителем Исполкома. Это решение может согласовываться с ГАУ.
При смене начальника Отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей Исполкома, а также ГАУ. Акт приема-передачи утверждается Исполкомом и представляется в ГАУ.
4.2.Начальник Отдела:
4.2.1.Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;
4.2.2.Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в Районе перед Исполкомом и в установленном порядке - перед ГАУ.
4.3.Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работ, утверждаемых Исполкомом с учетом рекомендаций ГАУ.
4.4.Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется Исполнительным комитетом Района в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов РТ в установленном порядке.
Управляющий делами Исполкома
М.ТЕТЕРИНА